库里乾坤大，卷中日月长——档案管理实务培训

前言：

国家档案局的论文：《中国受灾纸质档案的抢救和修复——以北川地震受灾档案为例》。2017年11月，运行层面，率中国档案代表团出席2017年国际档案理事会年会。

第一天：库里乾坤大——档案管控的基础学识

一、关于档案管控

1. 档案的起源和沿革

1）国家——文字——档案

2）文字——国家——档案

3）文字——档案——国家——有条理的档案

4）结绳，刻契 ——档案——文字——国家 ——有条理的档案

2. 定义：档案的收集，整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3. 档案管控六大事务内容

1）收集

2）整理

3）鉴定

4）保管

5）统计

6）利用

实地问答：您在自己的档案管控事务中，6大事务哪一项最难？

4. 关于档案的实体管控

5. 档案的资讯开发

6. 您弄懂公司档案吗？

1）定义：指公司在日常事务中从事公司管控、生产、经营、销售、经济核算以及科学研究等等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等等。

2）属性分解

a当时性

b亲自性

c真实性

d记录性

二、详解公司九类档案

1. 九大分类：管控、基建、科研、货品、装置、会计、合同、员工、特殊载体档案。

实例研讨：请谈一谈档案和文件的区别？

实例研讨：哪些类别是业务方案？

2. 解读四种常用档案

1）文件类档案

2）会计档案

a会计凭证类：原始凭证，换个角度看，记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；

b会计账簿类：总账，执行层面，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，实操中，其他会计账簿。

c财务报告类：月度，季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注以及文字说明，其他财务报告。

3）员工档案

4）特殊载体档案

实例研讨：您单位的声像档案有哪些？实物档案有哪些？

实例研讨：哪几类是公司的业务档案?

3. 公司业务档案的作用

1）公司科学决策的依据

2）公司效益的体现

3）公司的要害资源

4. 公司档案管控的法治化

1）法治化的原动力

2）法治化的要害保障

3）法治化的主要目的

4）确保档案事务人员的事务权力，明晰其事务职责，是公司档案意识法治化的要害条件

实例研讨：“谁动了我的档案？”——广东佛山中级人民法院退休职工诉单位档案丢失案件

实例研讨：2011年中央电视台《焦点访谈》栏目以《谁让“健康档案”离了谱》为题，就一线经验说，对安徽省怀远县“层层截流卫生经费，假造档案完成指标”问题开展报道。

三、国家重点法律政策解读

1. 关于《公司档案管控办法》

国家档案局、国家发改委联合颁布，根据国务院关于加强公司管控和改进档案事务的要求，为进一步加强公司档案事务，更好地为公司拉升经济效益服务拟定的。

2. 要点拆解

1）公司档案事务制度

2）公司档案业务事务

3）公司档案资讯化建设

4）公司档案事务设施装置

四，把握档案管控六要则：周全、职能、特点、联系、方便，协调

1. 以全部档案为对象

2. 依据公司管控职能

3. 结合档案内容和形成特点

4. 保持档案材料的内部有机联系

5. 方便管控和利用

6. 协调统一、不随便改动

五，做好档案管控六环节：收集、整理、鉴定，保管、统计、利用

1. 收集：档案管控事务的实际起点

实例碰头：公司项目多部门多，怎样才能确保资料收集完整及时？

1）一是对内收集：即按照公司归档制度的要求接收公司内各部门形成的文件材料；

2）二是对外收集：即公司根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料开展征集、购买或者接收。

3）收集事务流程：符合前四步骤并完成最后一步骤

是否岗位发文——是否岗位办理——是否岗位接收——是否不可或者缺——是否完全不需要——是否部门核心资料

4）公司基础资料清理总汇表（实地制作：分组按照范表碰头并做出本单位汇总表）

2. 整理

1）区分全宗

2）分类方案拟定

3）类别号设定

4）档案排列

5）档号编制

6）互见号填写

7）档案编目

8）构筑全宗卷

实例拆解：文件档案的整理要点——人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.

实地操练：按照《公司档案管控规范》DA/T 42 – 2009公司档案一级类目和二级类目的划分制作本单位的两级目录

3. 鉴定

1）按照鉴定时段包括：归档鉴定 到期鉴定

2）按照鉴定内容包括：价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定

a价值应坚持以下几个准则

-是否具备法律依据性

-是否属于公司大事

-是否具备通用性或者示范性

-是否属于专利.

3）公司档案部门对于归档鉴定要做的基本事务

a区分档案和非档案。

b区分“永久”和“非永久”：是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁

c区分要害档案和一般档案：怎样界定要害一般？

d区分要将控采用的和能够公开采用的文件和档案。

e区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。

f区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案

4. 保管

1）档案，底图、磁性载体文件的存放和要害档案备份要求

2）档案修护要求

3）库房管控要求——“以防为主，防治结合”，确保档案安全

4）排放和库位管控

a大流水排放

b分类排放

c流水和分类排放

5. 统计

1）及时、准确地填报本公司档案事务年报以及有关统计报表。

2）构筑档案事务统计台账

a档案馆（室）藏情况

b度入出库情况

c档案利用情况

d档案专兼职人员情况

e档案设施、装置情况

f档案销毁情况

3）保持统计事务的连续性 ——开展统计拆解研究

6. 利用：档案管控的终极目的

1）加强检索系统的建设

a分为手工检索系统和计算机检索系统

b检索资讯要覆盖全部馆（室）藏

c检索功能要匹配合理

2）设定利用者权限

3）开展利用登记

4）采取多种方式

5）编制各种实用汇编

6）编写初加工的专题材料

7）编写深加工的研究材料

8）举办档案陈列或者展览

第二天：卷中日月长——业务档案管控实务运用

一、上午：交叉查验

1. 运用档案管控查验评分表，对被查验单位开展表格内容梳理以及填报（1小时）

2. 行政部、人力资本部、财务部、后勤部、研发部五组交叉查验

（或者根据本公司实际情况组成5个查验组）

3. 查验呈报以及拆解（约1个半小时）

4. 存在不足的汇总整理

二，下午：操作实践（分组同时开展）

1. 分组操练（约1小时）

1）文书档案管控：行政部（总经理办公室）

2）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录

操练：实地制作、查验2017年度的会议纪要档案盒

2. 人员档案管控：人力资本部

1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录

操练：实地制作、查验2017年度的XX员工的一套档案

3. 科技档案管控：研发部门

1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录

操练：实地制作，查验2017年度的某一完成的科研课题的一套档案盒

4. 基建档案管控：后勤部门

1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录

操练：实地制作，查验2017年度的已完成的某一基建项目的一套档案盒

5. 会计档案管控：财务部门

1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录

操练：实地制作、查验2017年度的财务报告的一套档案盒

结晶验收和点评（约1小时）

三、公司档案管控资讯化建设

1. 电子档案基础学识

1）电子档案是具备保存价值的归档电子文件和相应元资料、来由资讯和支持软件。        ——《公司档案事务规范》

2）电子档案的类型：图像，音频、视频、网页。

2. 档案管控的资讯化

1）档案资讯化的标的和要则

2）电子文件的归档

3）传统载体档案数智化

4）电子档案的保管

5）档案网络化服务

6）档案管控系统软件

四、业务档案管控课程的落地转化

1. 转变观念，落地时，拉升认识——档案资产观

2. 领导责任

3. 全员参与

4. 全程管控——前端将控、进程管控（同步管控）

5. 系统管控

6. 资讯化方向

7. 因企制宜

结束/收束和交流

1. 您的收获

2. 您的困惑

3. 今后怎样投入档案管控

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珀菲特顾问|赵原老师