非项目经理的项目管理能力提升

引言：

1.“自以为是”的项目管控

2. 汽车业界VDA6.3（进程审核）对 P2 项目管控的要求

第一部分：项目管控

基本概念和必要项

首讲：项目管控概要

一、项目管控概念和演进历程

1. 项目管控概念3个重点

1）非例行 2）一段时间 3）独特的结果

2. 项目管控5个特征

1）进程/抓手/办法的结合 2）规划和将控 3）约束条件

4）组织管控 5）管控艺术（理性&感性）

二、项目管控必要性

——消除项目管控事务常见七大问题

问题

1：项目进度无保障

问题

2：项目范围不清晰

问题

3：项目标的不清楚

问题

4：项目资源不充分

问题

5：项目成本超预算

问题

6：项目进度无跟踪

问题

7：项目结晶不如意

三、

项目管控的要素和组织类型

1. 项目管控的要素：隐患和资源的制约要求（人、范围、时间、成本、质量）

2. 项目管控矩阵：五大进程和9个内容矩阵

3. 项目管控组织结构形式

——职能型、矩阵型（强，中、弱）、项目型

四、项目管控

九

大领域总体轮廓

1. 整体总体轮廓：项目总体策划、管控、将控

2. 范围管控：标的、结晶、主要事务、差事、活动

3. 时间将控：周期、开始、结束、里程碑、要害差事的配合、进度将控

4

. 成本管控：花多少钱、怎样花钱、怎样将控花钱

5. 质量管控：结晶验收准则、进程将控准则、进程监控办法

6. 人力资本管控：花多少人、怎样组织指挥、定位分工协同

7. 交流管控：怎样交流，交流什么，何种方式和格式，高效交流

8. 隐患管控：识别、预防、将控隐患

9. 采购管控：买什么、外包什么、用什么验收准则、什么价格

五、项目经理的五个事务流程和要素

1. 启动4个要素：领会标的、交流标的、明晰标的、标的分解

2. 规划8个要素：范围、WBS、人力资本估算、质量、成本、进度、交流、隐患管控等等规划

3. 执行5个要素：规划细化、队伍建设、培训、执行促成、交流

4. 进程将控4个要素：查验、问题拆解改进、隐患将控、变更将控

5. 收尾4个要素：项目验收、收束、资源释放、项目评价

六、项目经理常犯的七个错误

1. 规划性差

2. 资源无保障

3. 进程无将控

4. 费用不清晰

5. 交流协调弱

6. 患有拖延症

7. 忽略队伍

8. 变更较随意

第二部分：项目管控五大进程

：

启动、策划、执行、将控、收尾

第一阶段：项目

开始

－

项目启动

一、项目启动和章程

1. 项目启动基础流程差事

1）发布项目指南

2）确认项目立项

3）发布项目差事书

4）评核项目可行性

抓手：实例分享：项目管控落地表格

2. 项目启动最要害的差事

1）明晰项目标的和范围

2）指派项目经理并明晰职责

3）确定达成结晶的打法

3. 项目启动其他要害环节：拟定项目章程

要害步骤说明：

说明诉求、可交付件、里程碑、成本、任命

PM、签字放权

三、项目启动的拟定和批准流程

1. 诉求（内部、外部）

2. 发起人任命项目经理

3. 项目经理组织队伍拟定项目章程拟定，并提交审核

4. 项目经理发布章程

抓手：

实例分享：项目管控落地表格

第二阶段：项目规划－核心规划

一、项目规划的核心内容

1. 界定项目标的以及总诉求

2. 准确定义范围以及事务分解

3. 差事排序和工期预估、资源分配

4. 估算总费用、成本

二、范围规划

核心作用：

保证项目满足项目总体标的的进程

意义

：核心命题，破解什么？交付结晶和主要内容

1. WBS事务分解结构

1）分解方式：按照生命周期、主要事务/部件、事务归属、其它复合法

2）编制要则：5点要则

3）责任矩阵：R（责任）、S（支持）、A（批准），C（咨询）、I（通知）

3. 范围说明书主要内容

1）主体内容：项目结晶以及其验收的准则、主要事务差事

2）附属内容：项目假定、项目约束、变更管控

三、时间规划

核心作用：

保证项目满足项目时间标的的进程

1. 时间规划要素：活动、工期估算、先后关系、所需资源

抓手运用：

WBS

2. 里程碑清单：格式，审批流程

3. 所需资源：要求、办法、自下而上、备选方案拆解

4. 工期估算：要求、谁来做、估算步骤、办法（三点、专家、参数）

5. 先后关系：FF，FS、SF、SS

6. 要害路径的识别

7. 绘制项目进度表和甘特图

四、成本规划

核心作用：

保证项目满足项目成本标的的进程

1. 成本估算

：

对完成项目活动所需资源开展近似估算

估算成本

流程：

1）基本公司的组织进程资产和事业环境因素、项目范围、时间、成本、人力资本等等限制因素

2）队伍汇总、研究相关资讯

3）采用类比、三点法、参数法等等抓手开展估算，必要时需专家判定

4）审核、批准

2. 拟定预算

：

汇总每个活动和事务包的估算成本、构筑一个经过批准的成本基准

审批流程：

1）汇总相关资讯（范围、进度、成本、合同、组织进程资产等等）

2）成本汇总、储备拆解

3）拆解、审核

4）确定成本绩效基准和资金诉求

抓手：

预算分解表

五、质量规划

核心作用：

项目质量管控必须对项目、项目货品质量、项目质量两个方面开展管控

1. 项目质量管控：包括项目质量规划编制、质量保证、质量将控

2. 项目质量规划的编制

2.1

输入

(依据）:质量方针、范围说明、货品描述、准则和规则、其它进程输出

2.2 办法、技艺：收益和成本拆解、检验办法、流程图、实验规划等等

2.3 输出：质量管控规划、操作定义、查验表、作为其它进程输入等等

六、人力资本规划

核心作用：

保证项目满足人力资本的进程

1. 人力资本规划流程

1）

项目队伍提供资源诉求、

PMO提供参考准则格式

2）项目经理：设置项目组织，职责定位、配置人员日历、资源精进、形成初步人力资本规划

3）审核、完善、定稿

抓手：

人力资本规划表、甘特图

2.

人力资本平衡

（

资源平衡，资源平滑）

2.1⃣资源平衡：对资源冲突的两个或者多个活动的开始日期和结束日期开展调整以消除或者缓解资源冲突的一种技艺。达成所有资源的精进；往往导致要害路径改变，工期延长。

2.2

⃣资源平滑：利用要害路径上活动的浮动时间，去调整非要害路径上的活动，最终使项目资源数量减少的一种技艺。可能无法达成所有资源的精进；不改变要害路径，工期不会延长。

3. 组建项目管控队伍

1）项目经理定位和权力、资源限制、谈判、资源获得

2）项目队伍的职责、任职资格、资格验证

七、交流规划

核心作用：

保证项目成功的进程交流管控进程

1. 交流规划的作用和要求

1）项目经理和干系人开展有效率和有效性的交流

2）在正确的时间用正确的方式交流有效的资讯

3）针对不同干系人只交流与其相关必要的资讯

2. 交流规划基础的步骤

1）收集、加工资讯

2）确定干系人交流诉求

3）确定交流方式和路径

4）编制交流规划

3. 规划不当的后果

1）交流不足

2）不相关的人接受到敏感资讯

2）

交流延误

抓手：

交流规划表

八、隐患规划

核心作用：

保证项目成功的隐患识别和预防进程

1. 隐患识别

注意事项

1）不要遗漏要害隐患

2）不可能识别所有隐患

3）隐患识别的详尽程度和预算有关

4）隐患识别的详尽程度和项目意义有关

2. 隐患拆解

流程：

1）确定隐患识别的办法

2）

拟定项目的

RBS（Risk Breakdown Structure）

3）逐一拆解和识别每一类或者子类的隐患

4）拆解隐患来源和可能的后果

5）确定隐患化解措施

6）构筑隐患登记册

3. 隐患化解

——回避、缓解、转移、积极接受、消极接受

4.

规划化解

隐患

措施的注意事项

1）应明晰化解隐患的责任人

2）根据隐患优先等级来拟定化解措施，需要将化解隐患措施的预算并和项目预算、进度和项目规划中

3）隐患化解措施必须和意义相匹配

4）隐患化解措施须及时

第三阶段

：

项目执行－执行保障

一、质量管控

规划的执行

输入：

事务结果标的、质量管控规划、操作定义、查验表

办法：

查检表、柏拉图、直方图，层别法、散布图、鱼骨图、管制图等等

输出：

质量拉升、验收、返工、进程调整等等

二、规划

跟踪

项目进度

跟踪

常用的抓手和资料

1）4类图形：甘特图、网络图、里程碑图，时标网络图

2）

其他

4类辅助详细资料：资源要求、替代方案及时间规划、资料后备以及隐患识别和评核

三、队伍管控

1. 激励制度

1）马斯洛五层次诉求：生理诉求、安全诉求、社交诉求、尊重诉求和自我达成诉求

2）‌激励理论两种因素：保健和激励因素

2.1‌保健因素它们本身并不会直接激发积极性，而是起到维持现况、保持员工积极性的作用。保健因素对应于生理、安全、感情归属等等方面的诉求，倘若处理不当，会引起员工的不满。

2.2‌激励因素‌则是能够促使人们产生事务满意感的因素，包括事务表现机会、事务成就感、未来的演进期望、职务上的责任感等等。这些因素的改进能够给员工带来很大的激励，产生事务满意度，有利于员工积极性的充分，持久调动。激励因素对应着尊重、自我达成等等高级诉求，它们的存在和改进是激发员工积极性的要害。

2. 有效队伍的特征

1）每个成员对项目的标的都有清晰的领会

2）对每个成员的职责和定位都有明晰的定义和期望

3）每个成员都以标的导入

4）高度协同

5）高度信任

3

、交流管控

1）资讯发布的内容和进程

1.1）输入资讯：项目规划、事务结果、交流规划

1.2）资讯发布方式办法：资讯检索、资讯发布方式、交流招数

资讯发布抓手：文书、电话会议、视频会议、当面

1.3）输出：项目记录，项目报告、项目演示

2）交流规划表落实追踪

3）.

交流管控环节的重点：管控干系人

1. 干系人识别

2. 干系人化解

3. 确认主要干系人

交流要害：

管控干系人的主要抓手

-交流

项目交流要领：尽早、主动、内外有别、灵活变通、对方易接受的方式、交流升级

4）.管控

干系人

的核心：是管控干系人的期望

项目交流要领：尽早、主动、内外有别、灵活变通、对方易接受的方式、交流升级

5）

和买方、主管、项目倡导者、资源提供者的交流招数：

5.1）有效交流的要则：问题导向、描述性、具体、负责任

5.2）怎样开展有效交流：交流三要素，不要做“最傻”“最笨”的人

5.3）有效交流的技七：获得主管的支持

5.4）有效交流的注意事项：KISS要则、及时记录、请示....

6）

和项目队伍成员的交流的交流招数：

6.1）和队伍交流行为和态度：领会、关心、支持、指导、协助、指令，反馈

6.2）下达命令的流程和五要点

6.3）和队伍讲什么样的话：大实话、5W1H

4、

研习开好高效会议

4.1） 成功的会议：锁住和追踪

4.2） 会议的招数：充分准备、确定主题 、氛围活跃、选好主持人，布置得当

4.3） 会议成功的姿势语言：得体、笃定、交流、打动人（具体办法）

4.4） 会议注意事项：程序节奏、将控时间、完善会议制度、员工广泛参与、

关注状态，会议事项的结果追踪

5、

冲突预防和

管控

1）冲突预防： 明晰规则和职责、构筑良好交流制度、练就队伍信念

2）冲突识别：关注队伍动态、

主动收集反馈

3）

冲突破解：弄懂冲突原因、选项合适破解打法

4）跟进和督导：持续关注事务状态和关系修复情况，确保冲突得到彻底破解。

5、项目队伍成员的激励

管控

5.1）适合管人者的激励菜谱

要点

1：

用马斯诺五大诉求拆解针对不同员工的有效激励方式

要点

2：

激励菜谱

要点3：

激励员工的

26种实操办法

5.2）学会表扬和批评（炼就队伍执行本领，拉升队伍士气十分要害的办法）

表扬和批评的基本要则：多表扬

, 少批评。公开表扬, 私下批评

表扬

：

要点一：上司的哲学：表扬

7条要则和招数

要点二：管人者还能够用的激励办法：事务中的激励办法、生活上的激励办法

批评（正确的批评带来正面成效，不正确的批评带来负面成效）

：

要点一：批评的目的、怎样批评、批评的

“汉堡包

”要则、三段式批评法

要点二：批评常用的：

“三明治”办法

要点三：怎样防止不恰当的批评办法

第四阶段：项目管控－项目将控

一、

变更管控

1. 变更因素

1.1对规避整体变更的因素施加影响

1.2执行变更流程，变更申请

2. 变更评审

2.1迅速组织评审

2.2变更隐患隐患以及化解措施确定

2.3项目规划等等动态文件的更新

3. 变更管控

3.1批准后变更

3.2协调因变更影响的其它因素：成本、时间、进度等等

4. 记录

4.1隐患拆解

4.2完整的变更施行流程

二、范围管控

1. 范围变更将控

2. 全进程与其它管控结合起来

3. 未得将控的变更称为项目潜变

三、进度和成本管控

共识：

凡事预则立，不预则废，做好的规划，就要做好监控

要害：

进度、成本、质量是项目的核心指标和将控要点，相互作用和影响

1. 进度和成本拆解的将控办法

1）图解将控法

抓手：

进度

-甘特图、成本-累计费用曲线、资源负荷图

2）增值拆解法

拆解值：

内部、外部价值

2. 项目进度将控的环节

1）循环和分层管控

2）资讯收集

3）进度报告

四、交流管控：报告绩效

1. 绩效报告6项内容

——本期完成情况、下期规划、当前问题和隐患、当期绩效评价、审查和碰头、变更汇总

3. 绩效报告格式

抓手：实例分享：

BOSCH

买方绩效报告收束实例

五、隐患将控

1. 隐患将控的6个核心问题

1）有什么隐患

2）隐患有多大的可能性

3）潜在隐患的影响

4）有什么打法化解隐患

5）谁负责化解隐患

6）隐患化解的成效

2. 隐患将控的5个误区

1）无隐患管控规划

2）隐患识别不全

3）无责任担当

4）无监控

5）没有发挥队伍作用

3. 隐患管控规划的3个要点

1）隐患识别

2）隐患化解措施开发

3）隐患化解措施的监控

第五阶段：项目管控－项目收尾

一、项目结案的三种情况

1. 中途取消

2. 完成验收

3. 转为经营性活动

二，项目结项的两种表现

1. 对外（合同收尾）

1）实物以及结晶移交

2）合同审计

3）售后服务

2. 对内（行政收尾）

1）项目收束和评价

2）移交项目档案

3）释放项目资源

抓手：

项目结案的参考模板

实例分享：

Bosch买方关于项目管控要求和实例（2个）

抓手：

项目管控完整参考表格、简易项目管控参考表格

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博闻智咨询|王志高老师