为虎添翼--资深行政助理培训

第一章：专精秘书/助理的定位认知

1.专精秘书/助理的定义和职业价值

A. 行政人员的定位担当：管家、助手、人际

B. 公司需要什么样的行政人员

2.认清秘书/助理的十四项职责

3.专精秘书/助理必备的本领和素质

4.准确自我定位

A. 初级：事务性文员

B. 中级：事务性文员＋协助管控

C. 高级：独立管控＋事务处理

5.专精秘书/助理的事务法则

A. 摆正位置

B. 积极主动

C. 细心准确

D. 严守机密

E. 诚恳有礼

第二章、怎样拉升文秘事务效率

1.高效率的文档管控招数

A. 文档管控的办法、要则以及流程

B. 高效名片管控-大大拉升老板业务本领

C. 怎样运用资讯科技开展买方关系管控

D. 高效助理秘书必备之文书管控招数

E. 怎样成为全方位资讯整合事务者

2.怎样为上司和自己管控时间

A. 80/20原理的运用

B. 优先级的排定

C. 防止秘书人员的时间将控陷阱

D. 怎样精进上司的时间安排

第三章：办公室综合管控

1.办公室管将控度的构筑和推行

A. 大型公司和中小型公司办公室管将控度的区别

B. 怎样拟定具体的管将控度：5大要素

实例：《固定资产管将控度》

2.办公室环境管控

A. 办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、装置、声音、色调

B. 5S管控

交流：《实地5S管控》

C. 办公室布置要则：规范和美观的平衡

实例：《这样的办公室，执行层面，能做得更好些吗？》

3.办公文档、办公设施和日常用品的管控

A. 不同文档的具体管控办法：信件、文书、电子文档、名片等等

B. 办公装置和公共设施的日常管控

C. 文具等等办公用品的采购和预算

D. 固定资产管控

4. 后勤岗位员工管控

难有亮点却容易有纰漏的事务节点：前台、车辆、食堂，保安、清洁、医务、杂志

5.公共关系管控

A. 怎样和媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化

B. 怎样和政府交流：八项规定和六项禁令后

C. 面对突发公关经过的软处理和硬处理

第四章：专精秘书/助理人际交流招数

1、DISC交流风格以及其优势和局限

诊断测试：《我是哪种交流风格？》

A. DISC之D型：驾驭型/老虎型

B. DISC之I型：表述型/孔雀型

C. DISC之S型：亲和型/考拉型

D. DISC之C型：拆解型/猫头鹰型

实例：《在期限内发送要害文件》

小组碰头：《怎样和不同风格的人交流》

E. 拆解以及收束四种风格交流打法

2、怎样和上司交流

A. 只有懂领导才能帮领导

实例：《部长的杯子》，《郭总的事务规划》，《气头上的邮件》

B. 怎样取得上司的信任

a. 保持主动和良好的交流

实例：《视觉型、听觉型、感觉型的领导》

b. 对主管的地位和本领表示敬意

情景上手：《请假》

C. 怎样领会上司的意图

D. 怎样提建设性意见：站在领导的位置想问题

情景操练：《新的北方大区总经理》，《谁该去德国？》

E. 多领导交流招数

3、怎样和同事交流

A. 演进“人际联盟”

实例：《新宁的推荐信》，《欠我的人越多，帮我的人越多》

B. 防止政治性错误

实例：《姚明的退役演说》

C. 实力是最坚固的权力基础

a. 忠诚比本领更要害

b. 累积专精实力，创造自身价值

实例：《没有上下级关系，怎样让各部门配合》

情景上手：《跨部门交流之质检部和研发部》

4、怎样和部属交流

A. BEST STEP反馈法

B. 正面反馈：赞美法

C. 负面反馈：建设性批评

实例：《遥控开车》，《杰克韦尔奇的纸条》

5、怎样和买方交流

A. 记住买方的名字

B. 要害时刻的关心

C. 站在买方的角度

情景正反上手：《我需要那个配件》

第五章：公司实用公文写作

1.公文写作概述

A. 公文的类别和行文关系

B. 公文写作四大要则

C. 公文写作六大步骤

a. 拟定行动标的：主动标的和被动标的

b. 决定庄重程度：公文庄重程度由什么来体现？

c. 设定总体风格：公文的游说矩阵

d. 选项层次结构：连贯式、并列式、拆解问题式等等

e. 列出大纲：提纲法和辐射法

f. 撰写初稿

D. 公文写作的规范：格式，时间、空间、职务、数字、层次以及计量单位等等

实例：《常见错误拆解》

2.公司常用公文的写作

8类不同公文的性质和作用

A. 通知：《国务院通知》

B. 请示和报告：

a) 相同之处

b) 不同之处

C. 批复：具体的答复意见

D. 函：

a) 邀请函

b) 感谢函

c) 复函等等

E. 会议纪要：

a) 摘要记录

b) 详细记录

F. 事务收束：《外商协会事务收束》的巧妙之处

G. 事务规划：

a) 标的

b) 措施

c) 步骤

H. 演说稿：开头、主体和结尾

3.简洁有效地采用电子邮件

A. 书写要则：KISS

B. 书写招数：发送对象、标题、内容、签名栏

C. 电子邮件交流礼仪

4.制作专精的事务简报（PPT）

A. 明晰标的、拆解听众

B. 设定推演：金字塔写作要则

C. 怎样选用文字，图表和动画让PPT更精彩

D. 演示PPT：开场白和结束语

E. 巧妙支援上司熟稔PPT

第六章：有效的会议/活动管控

1.导致会议低效的原因

A. 长期以来我们都是怎么开会的？

实例：“开会比较烦”的小王

B. 公司会议常见的问题：参而不议，议而不决，运行层面，决而不行，行而无果

C. 原因如下：认识不到，实操中，重视不够，准备不足，组织不好，招数不佳，落实不力

2.高效会议前的准备事务

A. 是否需要开会？

a. 不需要开的“五种会”

b. 必须要开的“五种会”

实例：生产车间着火了要开什么会？

B. 准备事务的意义

a. 会议准备的5W1H

b. 会议准备内容核对单

c. 会场布置的准备

d. 主持人的4个准备事务

3. 成功会议中的五大打法

A. 怎样做开场白

情景还原：主持人的开场白

B. 怎样分配发言时间

C. 怎样掌握议事进度

D. 怎样达成会议决策

a. 彼德·德鲁克决策法

b. 4种群体决策：权威，少数服从多数、共识、无异议

c. 4种队伍决策法

实例拆解：《工艺重组的碰头会》

E. 怎样圆满结束会议

4、怎样成为出色的会议主持人

A. 将控好会议的三个阶段

a. 开始阶段 – 热身

b. 开展阶段 – 热炒

c. 收尾阶段 – 热心

B. 怎样化解会议中发生的意外

C. 怎样对付和会群体中的“刺儿头”

情景还原：《公司活动筹备会议》

5、会议记录和会后跟进

A. 会议记录者的功能和胜任条件

B. 对会议记录的建议

C. 怎样开展会后跟进

D. 自我评定

E. 怎样拉升下次会议质量

6、项目性活动的管控

A. 项目管控内容

B. 大型活动的要害节点将控

C. 常规活动怎样推陈出新

碰头：《那些年我们组织过的活动》

第七章：情绪和压力管控

1、 情商为何？

2、 事务情商的18项本领

心理测试：《你的情商高不高？》

3、怎样拉升自我情绪觉察力

A. 辨识情绪：情绪来自于想法

实例拆解：《开会迟到了》

B. 情商高手的交流黄金法则：先处理心情，再处理事情

碰头：《你遇到过的情商高手》

4、 怎样处理事务上的负面情绪

A. 愤怒管控的秘诀

情景操练：《SCC法则》

B． 怎样管控压力

心理测试：《你的压力指数》

情景操练：《大脑SPA》

5、遇到挫折，怎样自我激励

A. 怎样构筑乐观思路

情景操练：《乐观三部曲》

B. 心情愉快的行政人员带来高效队伍业绩

第八章：结束语

1.分享和回顾

2.行动规划

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珀菲特顾问|王晓珑老师