课程背景
在数智化办公时代，邮件已成为业务链路交流和业务呈报的要害载体。可是，在实际事务中，员工在邮件交流和撰写方面普遍存在诸多问题。商务邮件交流表述不够清晰、准确，容易造成资讯误解，影响业务推进效率；邮件撰写缺乏专精性，格式不规范、内容条理不清晰，损害公司样貌；同时，在面对海量邮件处理诉求时，因缺乏高效抓手的运用办法，导致事务效率低下。为拉升公司整体办公效率和商务交流质量，强化员工邮件业务处理本领，特开展此次培训。
课程收益
1、拉升交流表述本领：
使参训者掌握商务邮件交流的表述招数，能够清晰、准确、得体地传递资讯，防止资讯偏差，拉升交流效率和成效，助推业务链路的顺畅推进。
2、增强撰写专精度：
支援参训者熟稔商务邮件撰写规范，包括格式要求、语言风格、推演结构等等，使邮件内容更具专精性和规范性，拉升公司商务样貌。
3、拉升抓手运用本领：
让参训者熟练掌握AI抓手在邮件撰写中的运用招数，如利用AI 迅速获取写作思路、素材，高效完成邮件编辑、排版，大幅拉升邮件撰写效率，节省事务时间。
【课程特色】
1、抓手融合革新：
将前沿 AI 抓手深度结合，打破传统邮件培训模式，为参训者提供智能化、高效化的邮件撰写解题打法，紧跟数智化办公趋势。
2、实战实例教学：
以大量真实商务情境中的邮件实例为基础，涵盖业务交流、业务呈报等等多种类型，借助实例拆解、情境上手等等方式，让参训者在实践中研习和掌握本领，迅速将所学学识运用到实际事务中。
3、个性化指导：
根据参训者不同岗位诉求和实际事务情况，提供针对性的指导和建议，确保培训内容和参训者事务紧密贴合，切实破解参训者在邮件处理进程中的个性化问题。
课程大纲
第一天：提质增效，怎样开展有效的邮件交流和呈报
一、呈报基础概念和邮件载体特性
1. 事务呈报的定义和价值
1. 定义：职场中向上级系统传达事务资讯的交流制度，包括进展、结晶、问题以及解题打法，分为庄重（书面报告、会议）和非庄重（口头、即时通讯）形式。
2. 邮件载体价值：作为庄重呈报的核心形式，具备格式规范、资讯可追溯、跨时空异步交流的特点，适用于技艺参数传递、项目进度同步、商务携手确认等等情境。
2. 呈报元素在邮件情境中的运用
• 呈报者：技艺人员 / 项目经理需将专精术语转化为邮件可读语言）。
• 接收者：根据对象调整邮件风格。
• 内容：需包含事务进展、结晶资料、问题拆解、解题打法，邮件中可附技艺文档附件。
• 方式：选项邮件类型，需符合接收者偏好。
• 时机：在项目里程碑，问题发生时及时发送邮件呈报。
二、呈报三要则和邮件交流实践
1. 开放性要则：扩大共识的邮件交流法
•
核心公式：开放性 = 扩大共识 + 消除盲区，运用乔哈里视窗理论。
• 邮件运用四步法：
i. 穷尽已知：在邮件正文明晰列出已知资讯（如项目技艺参数表）。
ii. 盘查未知：用邮件附件形式说明待确认事项（如 "需买方确认的光学指标清单"）。
iii. 探寻对方已知：在邮件中设置交流问题（如 "请问贵司对光斑尺寸的具体要求是？"）。
iv. 共寻未知：附件添加 "技艺问题研讨规划"，邀请对方在邮件中回复协同方案。
◦
实例：职场新人准备高管呈报时，虽逐字稿完整但未留交流空间，导致呈报缺乏开放性。
• 操练：用乔哈里视窗复盘事务中因资讯盲区导致的问题，撰写一封 "资讯同步 + 探询" 的邮件方案。
2. 标的感要则：邮件中的方案力构筑
•
本质：标的感 = 方案力，需在邮件中体现具体解题打法而非单纯描述问题。
• 邮件撰写招数：
◦ 主题明晰标的（如 "关于 UV 固化装置效率拉升的施行方案呈报"）。
◦ 正文按照 "问题 - 方案 - 资源 - 预期" 结构展开，从实践看，符合 SMART 要则（具体、可衡量、可达成、相关、有时限）
◦
实例：邀请领导参加年度会议的三种方案对比：
◦ 方案一：仅询问时间，缺乏标的。
◦ 方案二：说明庆祝目的，但未关联业务标的。
◦ 方案三：结合业绩标的、简化流程（附发言稿大纲），运行层面，突出 "10 分钟发言 + 颁奖" 的可执行性。
• 操练：假设你是部门总监，撰写邀请大领导出席季度技艺研讨会的邮件，需包含业务标的和具体安排。
3. 建设性要则：促成行动的邮件打法
•
公式：建设性 = 可执行的最小化行动 + 可持续的行动阶梯 + 节点反馈。
• 邮件规划要点：
◦ 最小化行动：在邮件末尾明晰今日需完成事项（如 "请于 17:00 前确认材料规格"）。
◦ 行动阶梯：按照阶段拆分差事（如光电项目邮件中按照 "规划 - 打样 - 测试" 阶段列出里程碑）。
◦ 即时反馈：设置邮件回复截止时间（如 "请下周二前反馈技艺意见"）。
◦
实例：提亲情境中，在实际应用里，借助 "学烹饪（最小行动）- 职业规划（行动阶梯）- 征求求婚建议（反馈）" 的邮件交流推演获得认可。
• 操练：撰写一封 "装置故障处理" 邮件，要求包含当日抢修措施、下周维护规划、需跨部门支持的事项。
三、结构化思路和邮件推演轮廓
1.
1. 金字塔结构在邮件中的运用
2.
核心推演：结论先行 + 以上统下 + 归类分组。
3.
邮件撰写模板：
• 标题即核心看法（如 "关于 XX 项目延期的解题打法"）。
• 正文：结论→分论点（原因拆解 / 解题打法 / 资源诉求）→论据（资料 / 实例 / 附件）。
◦
实例：会议时间调整邮件的对比：
◦ 低效表述：罗列所有人的时间冲突（如 "小张下午没空... 会议室明天被预定..."）。
◦ 结构化表述：标题 "建议将会议改至周四 11:00"，实操中，正文分 "人员时间可行 - 会议室可用 - 后续议程同步" 三点。
• 操练：用金字塔结构重构 "光电货品良率下降" 的呈报邮件，要求标题明晰结论，正文分问题、原因、措施三层。
1.
2. MECE 要则：邮件内容的严谨性保障
• 定义：完全穷尽、相互独立，防止分类重叠或者遗漏。
• 邮件运用情境：
◦ 买方分类：按照 "业界 / 规模 / 携手历史" 而非 "老买方 / 新买方 / 重点买方" 分类。
◦ 问题拆解：光电装置故障邮件中，落地时，按照 "硬件 / 软件 / 操作" 分类排查，就一线经验说，而非混合描述。
◦
实例：游戏用户分类中的不MECE情况。
• 操练：用 MECE 要则梳理 "光电研发部年度事务收束" 邮件的轮廓，确保各模块不重叠（如分为 "技艺突破 / 项目交付 / 主力练就"）。
1.
3. 业界专属邮件结构模板
• 技艺方案邮件：
◦ 结构：来由（业界趋势）→诉求（买方痛点）→方案（技艺参数）→预算→隐患（附测试报告附件）。
◦
实例：撰写 "光学模组定制方案" 邮件，需突出波长精度、光斑都匀性等等参数。
• 项目呈报邮件：
◦ 结构：进度（完成百分比）→结晶（量化资料）→问题（障碍清单）→需支持事项（附甘特图）。
◦
实例：季度研发项目邮件中，用表格对比 "规划进度" 和 "实际进度
• 买方交流邮件：
◦ 结构：问候→事项（如新品推荐）→价值（如 "拉升 30% 光效"）→跟进（如 "下周三上门演示"）。
◦
实例：给买方发送 "光电传感器升级" 邮件，需附带新旧货品性能对比表。
四、呈报抓手和邮件内容精进
1.
1. SWOT 拆解：邮件前期可行性评核
2. 运用：在邮件附件中添加 SWOT 拆解表，从实践看，用于技艺方案呈报：
3. 优势（S）：如 "自研光学算法精度达 ±0.1μm"。
4. 劣势（W）：如 "量产良率暂未达 95%"。
5. 机会（O）：如 "政策支持光电业界升级"。
6. 威胁（T）：如 "竞品推出同规格低价货品"。
7.
2. BEST 反馈法：邮件中的问题交流
8. 结构：行为描述（B）→表述后果（E）→征询意见（S）→着眼未来（T）
9. 邮件实例：跨部门协同问题邮件：
10. B："上周研发部未按照时提交测试资料"。
11. E："导致生产部无法确认工艺参数，执行层面，影响交期"。
12. S："能否本周三前补全资料？"。
13. T："后续建议构筑资料提交倒计时制度"。
14.
3. KISS 要则：邮件后期行动规划
15. 分类：
16. Keep（坚持）：如 "持续精进光学镀膜工艺"。
17. Improve（改进）：如 "将样品测试周期从 5 天缩短至 3 天"。
18. Stop（停止）：如 "停止采用过时的光谱仪"。
19. Start（开始）：如 "下周开始引入 AI 光学规划软件"。
20. 邮件运用：在项目复盘邮件末尾添加 KISS 规划表，明晰责任人和时间节点
第二天：提质增效，怎样借助AI拉升办公效率
一：AI的基础认知
1. AI的4个演进阶段和进化历史
2. AI在事务和生活的实例
3. 为何Deepseek是国运级货品
4. Deepseek的核心优势：开源，国产、推理、免费
5. 实例：买车的推理本领和解题打法
6. AI学识延伸：AI运用演进的三大方向
二：炼就AI兵器库
1. 200种国产AI抓手交付和安装
2. 不同AI抓手的优势和特征
3. 常见AI抓手的功能引见和实操：
deepseek、橙篇、千义通问，即梦、豆包等等
4.
本地部署实操：Ollma为主
三：AI提示词训练
1. AI对话四象限模型
1. 对应乔哈里视窗
1. 提示词工程：学会结构化推演清晰的提问
1) 定位和标的导向类提示词
• ICIO轮廓
• CRISPE轮廓
• ROSES轮廓
• RISE轮廓
实例拆解：不同轮廓提示词展示
1) 差事和行动导向类
• APE轮廓
• TAG轮廓
• TRACE轮廓
• COAST轮廓
实例拆解：不同轮廓提示词展示
1) 问题破解和结果导向类
• BROKE轮廓
• ERA轮廓
• CARE轮廓
• PATFU轮廓
实例拆解：不同轮廓提示词展示
实操操练：运用不同提示词模版，运行层面，完成方案的指令
1. 提示词推演：进阶招数
1. （1）逆向修正法
2. （2）分阶段提问
3. （3）隐喻带出法
1.
其他提示招数
实操操练：运用不同提示词模版，就一线经验说，完成方案的指令
四：AI大模型操作实战
办公常见AI采用情境的拆解
1，怎样用AI搜索
• 秘塔搜索采用
• Globe explorer
• Filetype:ppt/pdf/word
1. 抓手价值：5 分钟内获取 3 个同类邮件结构参考，就一线经验说，防止从头撰写
2.
操练：请选定想做的事务主题，完成搜索内容
2，怎样运用AI写内容
• 讯飞文书
• 新华妙笔
• 橙篇AI综合采用
1.
操练：请选定事务主题，具体来看，做邮件的写作
• 会议记录：语音转文字（豆包/通义千问）
• 写邮件的综合运用：Deepseek+橙篇+kimi+秘塔+Globe explore
1.
操练：按照流程完成一篇复杂的邮件
3，怎样运用AI做表格
• AI自动填充表格+AI生成图表和报告+AI开展资料拆解+AI发现资料趋势
• 办公小浣熊采用
• 飞书多维表格采用
1.
操练：请用飞书多维表格，具体来看，对买方邮件开展拆解
1， 怎样运用AI做PPT
• 生成内容大纲
• 根据大纲生成PPT
• 根据PPT细化内容
• PPT逐字稿+动画
1.
操练：请生成一份PPT内容
1，落地时， 怎样运用AI做图
• 即梦+海螺
1， 怎样运用AI做短视频
• AI自动生成脚本
• AI智能插入素材
• AI高效剪辑美化
• AI拆解趋势决策
1.
实例：像导演一样思索分镜，具体来看，生成短视频内容
2.
操练：制作一个10秒左右的视频
1， 怎样运用AI做思路导图
• Deepseek/kimi+Xmind
1.
2.
3.
4.
老师简介
Introduction to lecturers
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博闻智咨询|李金金老师
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交付流程
课前：顾问访谈 2 位管理者，收集现状与问题清单，讲师据此调整案例。课中：讲授与演练各占一半，产出可直接用的工具与方案。课后：7 天内提交改进建议，30 天内一次线上答疑。