AI工作流自动化实战——用WorkBuddy打造7×24小时无人值守办公

导入：为何你的事务需要自动化

你每周都在做的烦心事：重复，枯燥，运行层面，但不得不做

自动化的本质和价值：

1. 本质：不是让人做得更快，换个角度看，是让事自己转起来

2. 价值：释放精力和时间，从实践看，让你专注于需要创造力和判断力的事务上

第 一讲：自动化认知和WorkBuddy自动化入门

一、情境痛点

1. 看到自动化按照钮不敢点，运行层面，怕设置错了出问题

2. 试着写了一句指令，往细里说，执行结果跟想象完全不一样

3. 不清楚哪些事务适合交给AI，哪些不适合

二、事务流自动化

1. 事务流自动化：让AI按照预设规则自动执行重复性差事

1. 交流碰头：请参训者思索，你的哪些事务适合做事务流自动化

1. 适应情境

1. 1）规则明晰

1. 2）重复发生

1. 3）不需要复杂决策

2. 本领边界

1. 1）擅长执行/搬运/整理

1. 2）不擅长决策/判断/创造

1. 擅长示例：资讯搬运/格式整理/定时提醒/规则筛选

1. 不擅长示例：方案决策/创造共情/签字担责/人际关系处理

三，换个角度看，WorkBuddy自动化：核心概念和价值

1. 1. 三种触发方式

1. 1）周期执行

1. 2）间隔执行

1. 3）单次执行

1. 2. 差事构成三要素

1. 1）触发规则（什么时候执行）

1. 2）执行内容（做什么）

1. 3）交付方式（结果送到哪里）

1. 3. 独特价值

1. 1）和同类抓手的区别（扣子/n8n）：操作本地电脑 VS 云端

1. 2）核心优势：自然语言配置，本地文件操作，零代码门槛

1. 4. 能做到什么程度

1. 1）入门级：无外部资料获取

1. 2）中阶级：需获取外部资讯，经AI处理后输出

1. 3）高阶级：多资料源整合、涉及文件读写

四、创建你的第 一个自动化差事

第 一步：新建差事

第二步：设定触发方式（周期/间隔/单次）

第三步：编写Prompt

第四步：选项交付方式

第五步：测试、保存启用

实操演示：每日9:00发送事务提醒

参训者操练：按照步骤操作，构筑初步认知

产出：一个可运行的定时提醒差事

次讲：单差事自动化实战——资讯获取推送和文件资料处理

一、资讯获取和推送：对外的资讯流——产出资讯摘要

1. 情境痛点

1）网站内容多，点开查找费时费力

2）内容整理大多是资讯搬运、格式转换，无价值感

3）每次从零开始，没有可复用的办法

2. 资讯获取类的规划办法：核心三步法

第 一步：获取资讯——从哪里来

第二步：资讯处理——怎样加工

第三步：推送资讯——送到哪里

【情境实例拆解：每日资讯简报自动化】

第 一步：新建差事——每日资讯简报自动化

第二步：选项触发方式——每日9点

第三步：编写Prompt（见下方模板）

第四步：交付方式选项——推送到公司微信Bot

第五步：测试成效、保存启用

Prompt模板：搜集今天AI业界的最 新资讯，从以下来源获取：[36氪、机器之心]。筛选出最要害的5条，就一线经验说，在实际应用里，每条按照“标题+来源+一句话摘要+原文链接”的格式整理，换个角度看，生成Word格式简报，推送到公司微信Bot

成功准则：每日9点自动收到推送简报

【情境差事的规划实战】

情境一：营运/市场岗位——规划一个竞品动态监控差事

情境二：管控岗位——规划一个队伍同步消息推送差事

参训者操练：选项最相关的1个情境

产出：一个资讯获取推送的自动化差事

二、文件和资料处理：对内的事务流——产出新文件

1. 情境痛点：下载的文件长期杂乱无章，实操中，落地时，找文件全靠搜索：

1）每月整理文件，落地时，耗时不少无价值

2）查找原始资料，运行层面，全靠感觉和肉眼

3）每次从零开始，没有可复用的办法

2. 文件处理类的规划办法

1）读取文件：文件在哪，往细里说，运行层面，落地时，什么名字

2）处理文件：做什么操作（分类/合并/提取）

3）处理结果：移动分类/生成新文件/新结构

【情境实例拆解：下载文件夹自动化整理】

1）读取文件：文件位置C:\Users[用户名]\Downloads

2）处理文件：按照扩展名分类→移动至对应子文件夹

3）处理结果：分类后的文件夹，往细里说，并输出整理日志

操作步骤：

第 一步：新建差事——下载文件夹自动化整理

第二步：选项触发方式——每周日23:00

第三步：编写Prompt（见下方模板）

第四步：保存启用

Prompt模板：请整理我的下载文件夹（路径：……），执行层面，运行层面，运行层面，从实践看，按照以下规则分类移动文件：……。完成后生成日志，具体来看，列出每个分类移动的文件数量

成功准则：文件按照规则归入子文件夹，并生成整理日志

【情境差事的规划实战】

情境一：财务岗位——规划一个Excel资料自动清洗汇总差事

情境二：全员岗位——规划一个周报自动生成差事

参训者操练：选项最相关的1个情境

产出：一个文件和资料处理的自动化差事

三讲：多差事自动化实战——串点成线构筑完整的事务流闭环

一，运行层面，情境痛点

1. 各个单差事的自动化都在跑，具体来看，但各干各的，形不成协同

2. 想做一套“每天自动积累资料、周五自动出周报”的架构，不知道怎么规划

3. 差事之间互相倚重，一个失败整个链条就断了，不知道问题出在哪里

二、多差事自动化的规划办法

1. 核心四步法

1）拆解事务流：将整个差事，拆解为多个可自动化的子差事

2）定义资料传递：明晰每个差事输出什么，就一线经验说，下一个差事需要什么

3）统一约定：统一文件路径，文件命名格式、输出格式

4）错开时序：为前序差事留足执行缓冲时间（至少30分钟）

2. 常见报错以及破解办法

1）差事2找不到文件：文件路径不一致——统一采用绝 对路径

2）差事2读取的内容乱码：文件格式不统一——指定差事1的输出格式

3）差事2未读取到内容：差事执行顺序错乱——错开触发时间，留足缓冲

4）差事2在空跑：差事1执行失败未通知——加入执行失败发通知的要求

【情境实例拆解：资讯周报的自动化生成】

1）拆解事务流：差事1“每日生成简报”→差事2“周五汇总成周报”

2）定义资料传递：差事1输出“简报_YYYYMMDD.md”→差事2读取本周所有“简报_*.md”

3）统一约定：统一存放在“周报素材”文件夹，落地时，文件命名格式统一

4）错开时序：每日9:00执行差事1，每周五17:00执行差事2（间隔充分缓冲）

操作步骤：

第 一大步：创建差事1→触发方式每日9:00→按照模板编写Prompt→保存启用

第二大步：创建差事2→触发方式周期执行·每周五17:00→按照模板编写Prompt→保存启用

Prompt模板：

差事1：请搜集今天AI业界的最 新资讯，往细里说，从以下来源获取：……。筛选出最要害的5条，每条按照……格式整理，保存为“简报_YYYYMMDD.md”，运行层面，从实践看，保存到[周报素材]

差事2：请读取文件夹[周报素材]中本周所有“简报_*.md”文件，具体来看，从实践看，运行层面，往细里说，运行层面，汇总整合成一份周报。结构为：[本周概述（100字以内）+ 每日要点（每天3-5条）+ 下周展望]。输出为“周报_YYYYMMDD.md”格式，就一线经验说，保存到[周报汇总]

成功准则：每周五自动收到完整资讯周报

【情境差事的规划实战】

情境：项目经理——每周项目进度周报

成功准则：每周自动收到完整项目周报

产出：一个可运行的双差事自动化事务流

四讲：自动化优先级和抓手选型——从“会做”到“会选”的决策轮廓

一、情境痛点

1. 不会给差事排优先级

2. 只会一个抓手不够用

3. 想掌握选型本领，判断其他抓手的适应性

二，在实际应用里，运行层面，自动化优先级判断轮廓：四象限法

两个维度：价值高低×达成难度

四象限法：

第 一象限（高价值+低难度）：立即执行

第二象限（高价值+高难度）：拆解，执行层面，在实际应用里，先从子差事开始

第三象限（低价值+低难度）：有空再做

第四象限（低价值+高难度）：不做

交流碰头：请参训者思索，具体来看，在实际应用里，就一线经验说，你的事务有哪些在第 一象限，执行层面，但没立刻做的

产出：个人自动化优先级清单（含四象限分类）

三，从实践看，换个角度看，事务流自动化抓手的选型轮廓

1. 三个常见事务流自动化抓手以及定位

1）Workbuddy：你的电脑管家

2）Coze：你的AI工厂

3）n8n：你的系统水管

2. 选型要则

1）只操作本地地脑：选Workbuddy

2）需要对外发布给别人用：选Coze

3）打通公司多个系统的资料：选n8n

结语：研习收束和落地行动

1. 课堂回顾

2. 答疑交流

3. 落地行动

老师简介

Introduction to lecturers

弄懂更多

博闻智咨询|张闻川老师