高效会议管理：打造职场协作新引擎

首讲：会议管控定位：职场协同的

“导航仪”

导入实例：

根据一个会议诉求实例回答以下问题

一、职场协同的

“指挥棒”

1. 管控手段：承上启下、督导将控

2. 存在标志：架构、管控、分配

3. 交流形式：传达、协调、互助、求解

二、会议管控的

“雷区”和“灯塔”

互通研讨：

长期以来我们都是怎么开会的？

情景实例：

“开会比较烦”的小王

四大怪现象：

参而不议，换个角度看，议而不决，决而不行，行而无果

1. 目的不清：为何要开这个会

2. 准备不足：临时决定匆忙上阵

3. 领导不助：要害定位经常缺席

4. 办法欠缺：主持不力经常跑偏

5. 常见误区剖析：从冗长到无效的会议

6. 高效要则指引：标的、参与、执行的三角支撑

三、识别会议的种类

1. 按照时间分：晨会、夕会、周会、月度会、季度会、年度会

2. 按照参会人分：外部会、内部会、全员会、部门(小组)会

3. 按照形式分：例行会、办公会、临时会

4. 按照内容分：布置会、动员会、呈报会、协调会、收束会、研讨会、培训会

5. 按照类型分：交流型、管控型、决策型

小组碰头：

我们都有哪些会议？哪些会议要开？哪些会议能够不开？

次讲：会议策划：炼就精 准高效的

“会议蓝图”

一、会议标的的

“SMART”罗盘

1. SMART要则纵深拆解

2. 标的设定的误区：如标的过于宽泛、不可衡量等等

3. 标的和业务方略对接

实操操练：

分组开展，每组根据给定的业务来由设定会议标的，并运用

SMART要则开展修正和精进。

二、议程规划的

“艺术”

1. 会议流程规划要则：推演性、连贯性、高效性等等

2. “黄金分割”要则：高潮和低谷合理分布

3. 交流环节规划：小组碰头、定位担当、问答环节等等

实例拆解：

拆解成功和失败的会议流程规划实例

三、集结号令：确定会议参与人员

1. 参会者选项准则：相关性、专精学识、决策权、影响力

2. 分配明晰的定位和职责，如主持人、记录员、发言人等等

3. 赋能参会者：如提供必要的资讯、培训、支持、激发参会者参与度

实战上手：

开展参会者选项和赋能的实操操练，借助定位担当和反馈制度拉升本领

三讲：会议进程管控：高效推进的法宝

一、三个会议阶段的管控

1. 会前准备：5个要害准备

抓手：

会议准备的

5W1H法

2. 会中将控：3个要害节点

3. 会后管控：3个要害落实

交流研讨

：高效会议纪要为何样子的？

二、成功会议的六步打法

1. 流程管控：会议能够程序化吗？

1）研讨会：头脑风暴法、队伍共创法

2）收束会：AAR复盘法、项目复盘画布

3）创意会：群策群力，世界咖啡屋法

2. 做开场白：主持人怎样做开场？

视频实例：

国内某公司高管的会议开场白

情景还原：

要组织部门季度收束会，怎样开场？

3. 发言时间：怎样分配发言时间？

4. 议事进度：怎样将控会议进度？

两种模式：

语言方式，非语言方式

5. 决策方式：怎样达成共同协议？

抓手：

彼德

·德鲁克决策法

问题：

怎样将差事变成动作？

1）4种群体决策：权威，少数服从多数、共识、无异议

2）4种队伍决策法：通用要则、名义小组、头脑风暴、拇指规则

实例拆解

：工艺重组的碰头会

会议决策抓手

：

6顶思索帽

6. 结束会议：有头有尾的什么样？

抓手：

高效会议的

7个凡是，7个必有

看法：

开会

+不落实=零，布置事务+不查验=零

抓手

/上手：

复盘：一个研发项目结束后，怎样开一个有价值的项目收束会？

三、成功会议开展招数

1. 会议中的交流招数

2. 会议中的反馈招数

3. 会议中聆听的招数

四讲：会议主持：成为带出碰头的

“魔术师”

一、怎样成为出色的会议主持人

1. 将控好会议的三个阶段

1）开始阶段——银瓶咋裂

2）开展阶段——掷地有声

3）收尾阶段——一锤定音

实地碰头：

不同类型会议的时间分配

2. 怎样处理会议中的意外情况

1）和“cicada蝉”相遇

2）和“shark鲨鱼”相遇

3）和“donkey驴”相遇

4）和“crab螃蟹（跑题者）”相遇

5）遭遇“rabbittracking兔子般追踪”

情景还原：

三方协调会议怎样开

二、碰头带出的

“魔法棒”

1. 提问的艺术

1）封闭式提问

2）开发式提问

3）带出式提问

4）锁住式提问

实地操练：

规划会议中提问的问题

2. 要害的交流招数——认真聆听

1）准确领会对方全部的资讯

2）深度聆听3R要则

3）非语言交流

4）先寻求领会他人，再被他人领会

5）鼓励对方表述自己想表述的内容

小组碰头

：阻碍聆听的行为有哪些

实地上手

：我该怎样聆听比较好？

3. 克服潜在偏见的五个打法

打法

1：注意初念

打法

2：运用推演

打法

3：暂停一下

打法

4：忽视偏见

打法

5：异中求同

实例碰头：

他在会议中出现了什么问题？

三、参与度拉升的

“催化剂”

1. 助推参与的锁住式对话

1）锁住式会话的起源

2）事实层面：让参训者觉察事实，真实呈现

2）反应层面：参训者说出感受，表述看法

3）诠释层面：参训者深刻反思，从实践看，找到根源

4）决定层面：基于以上环节作出客观的决定

5）锁住式会话的流程规划

2. 队伍共创法

1）带出面对挑战

2）革新头脑风暴

3）想法归类组合

4）转化动宾结构

5）靶心图找重点

实地操练：

运用抓手每组选一个课题开展操练

五讲：

决策和执行：构筑会议结晶的

“落地桥”

一、

决策拟定的

“智慧矩阵”

小组碰头

：为何会议进程难做决策

1. 决策办法的选项和运用

1）决策树抓手（如Excel中的决策树模板、专精决策树软件）

2）SWOT拆解抓手（用于评核内外部因素）

3）项目管控软件（如Trello、Asana，用于差事分配和跟踪）

2. 公正和效率的双重保障

3. 行动规划的“施工图”

4. 差事拆解和责任锁定：WBS（事务分解结构）

二、执行跟踪的

“仪表盘”

1. 进度监控和问题预警

2. 调整打法和化解制度

3. 反馈制度的“双向通道”

4. 反馈的收集、拆解和响应

5. 构筑持续改进的闭环

三、会议成效的

“量化镜”

1. 评核指标架构的构筑

2. 直接成本

3. 间接成本

4. 会议效率

实例

：会议成本计算公式

抓手：

会议成效自检表

第六讲：

技艺赋能：会议管控的

“科技翅膀”

一、

AI在会议管控中的定位和价值

小组碰头：

怎样借助

AI拉升会议管控效率？

1. AI在会议活动中的采用情境

1）助力会议策划

2）生成会议相关材料

3）实时会议拆解

4）会议实时记录

5）语言翻译和辅助功能

6）会议收束纪要

2. AI在会议管控中的定位和价值

3. AI重塑会议管控流程

二、

AI在会议管控中提质增效

1. 精进会议流程和拉升效率

1）会前准备：会议流程规划、日程安排、资料准备

2）会中管控：增强交流和决策效率

3）会后跟进：自动化差事分配和反馈收集

实例拆解：

成功运用

AI拉升会议效率的实例

分组实操：

采用

AI抓手开展会议筹备还原

分组实操：

规划一次

AI辅助的会议流程

2. 在会议中运用AI怎样助力高效决策

1）AI在会议决策中的定位和价值

2）利用AI开展会议资料深度拆解

3）决策建议生成：基于资料拆解的决策支持模型

3. 展望未来：AI在会议管控中的新趋势和机遇

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