智会未来—专业会务筹划与会议礼仪专项训练

结晶产出

模块1

开营篇——研习队伍组建和PK规则

1. 构筑规则，确定研习标的

模块2

观念共识——礼仪内涵和定位认知

1. 会议人员定位认知：公司样貌、行走的名片

2. 礼仪认知：内修于心，外显于行，拉升礼仪素养

模块3

品牌印象——会议人员样貌炼就

1. 落地礼仪操——第1套

模块4

专精笃定——会议人员5大仪态

1. 落地礼仪操——第2-6套

模块5

流程规范——会议迎送流程和规范还原训练

1. 会前准备，布置训练

2. 会中茶水服务训练

3. 会后整理收束

4. 会议情境运用上手

模块6

会议拆解

1. 会议基础学识

模块7

会议策划

1. 会议策划要点

模块8

卓越品质——颁奖礼仪流程和规范还原训练

1. 还原颁奖实操考核

模块9

卓越品质——合影礼仪流程和规范还原训练

1. 还原合影实操考核

模块10

意识拉升——会务迎送保密意识和保密事务

1. 会务保密意识

2. 会务保密事务

一、会议服务事务人员的定位认知

1. 我们是谁？

实地交流：

我们是公司的“品牌样貌代言人”

1. 我们的买方是谁

1.

实例解说：

被投诉的会议

1. 我们为谁事务

二、会议礼仪的内涵

1. 学礼和公司、员工多赢的关系图解

2. 礼仪定义拆解（实地示范解说，通俗易懂）

3. 会议礼仪特性和精髓

一、职业样貌管控的意义

1、你的样貌岂止百万？

思索：

好的职业样貌需要具备哪些条件？

实例：

样貌所带来的影响和结果（图片对比）

2、 职业样貌的背后意义

1）买方希望的样貌

2）买方看到的样貌

3）样貌能够勾住买方

4）样貌获得买方满意

实例：

看图谁更专精（图片）

3、样貌练出专精和高级

1）他人尊重

2）晋升机会

3）良好的他人印象和底气

4）更好的携手机遇

二、高级职业样貌炼就——盘发实操

1. 女士发型炼就抓手

1) 皮筋

2) 发卡

3) 发网

4) 梳子

5) 定型水

2. 30秒盘发实操

3，分组盘发PK赛

4. 男士发型解说

三、高级职业样貌炼就——仪容彩妆实操

1.

说明：本节课需要所有参训参训者自带彩妆抓手

1.女士职业妆容规划——价值百万的妆容配色

2.女士彩妆抓手解说

3.会务人员职业妆面解说

1）底妆

2 眉妆

3）眼妆

4）面妆

5）唇妆

1. 职业妆容参训者实地实操

2.

分组职业妆容PK赛

1. 6，男士面容规范

四、专精会务人员服装搭配

1. 职场着装TPO要则

2. 着装规范

1) 干净整洁，整齐规范

2) 工服着装注意事项

1. 鞋袜、配饰的搭配和选项

1) 鞋袜穿着规范

2) 鞋袜穿着禁忌

五、饰物搭配招数

1. 饰品佩戴四要则

2. 丝巾的佩戴办法

3. 丝巾的折叠办法实操

4. 系丝巾PK赛

1.

六，第1套落地礼仪操训练

本模块标的：

1. 对事务中容易出现纰漏的仪容仪表重点部分开展排查、细化和强化，往细里说，并从认知心理学的角度解释背后的心理原理。

2. 不但强调规范，更要说明禁忌。由于禁忌是闯红灯，有时比规范更为紧迫要害。

3. 将样貌管控上升到一种基本本领来拉升，作为一种习惯来练就，当成价值观来强化。

一，站姿礼仪——挺拔端庄气质美好

1. 会议迎送买方站姿解说和示范

2. 和买方交流站姿解说和示范

3. 不同情境运用不同站姿

4. 女士4种站姿训练

5. 男士3种站姿训练

6. 轻松1招拉升站姿气质

二、走姿礼仪——轻盈稳重充满笃定

1. 女士走姿训练

2. 男士走姿训练

三，坐姿礼仪——娴静大方体现尊重

1. 入座要领

2. 起座要领

3. 女士4种坐姿训练

4. 男士4种坐姿训练

四，蹲姿礼仪——淡定从容体现优雅

1. 女士蹲姿训练

2. 男士蹲姿训练

3. 拾物蹲姿训练

4. 会客室低位上茶蹲姿训练

五、动作礼仪——优雅明晰笃定大方

1. 阅读指示动作训练

2. 指引方向动作训练

3. 递送物品动作训练

1) 递送普通物品

2) 递送文件，资料

3) 递送尖锐物品

1.

实战上手：分组操练，向买方递送物品，我做得对吗？

2.

六，第2——6套落地礼仪操训练

一、

会议迎送准备事务

1. 弄懂会议类型、目的、主题、人数等等相关资讯，做到心中有数

2. 会议迎送准备事务黄金法则

3. 会议物料常见类型、清单

4. 会议证制作

一，

会议接机/接站流程

1. （一）资讯确认

1) 提前3小时查询航班动态，换个角度看，确认是否准点。

2) 确认接机/接站地点（无托运行李可迅速接应）。

1. （二）车辆准备

清洁车辆内部，就一线经验说，确保无异味，调整温度至24℃（夏季提前开空调，在实际应用里，冬季预热座椅）。

（一） 物品准备

1) 接机/接站牌

2) 后排备好矿泉水，湿巾、充电线（Type-C+苹果接口），一次性拖鞋。

3) 小礼包，独立包装消毒巾。

4) 商务伞（雨天备用）+毛毯（询问后提供）。

1. （四）路线规划

2. 计算时间，就一线经验说，是否路况异常（例如修路、堵车），换个角度看，寻找最优路线

3. （五）接机/接站流程

1) 抵达机场/高铁站（提前到达）

2) -停车场停好车，在实际应用里，持接机/接站牌提前20分钟至出口显眼处等候。

1. （六）见面礼仪

1) 自我引见话术

2) 递名片

3) 主动提行李

4) 侧身带出走向停车场，执行层面，保持半步距离。

5) 提前打开右后车门，执行层面，手护车顶防碰头。

1. （七）乘车服务

1) 车内安排：调整座椅倾斜度至舒适角度，询问诉求：“**，温度/音乐是否需要调整？车上有矿泉水，湿巾和充电装置，您随时取用。”

2) 个性化服务： 播放轻音乐（预设钢琴曲/自然白噪音，运行层面，音量调至15%）。

3) 递上小礼包：“这是公司准备的小心意，具体来看，**特色茶点，您路上能够尝尝。”

4) 行程交流：“预计**前到达公司，实操中，**会在门口迎接您。您需要先休息片刻，还是我简要引见沿途规划？”（根据买方回应灵活化解）

5) 途经地标时自然引见：“前方是**（防止过度打扰）

1. （八）抵达后服务

1) 停稳后先下车，往细里说，开门并护顶

2) 提取行李并确认

一，

会议通知编写和发送

1. 1. 通知结构要素

要素

要求

示例

标题

单位+事由+文种

XX公司关于召开2023年度收束会的通知

主送单位

顶格书写

各部门，各分公司：

正文

会议要素完整

时间、地点，议题，参会人员等等

2. 2. 写作注意事项

1) 正确示例

2) 错误示例

1.

三，发送规范

1) 提前发送时限

2) 发送渠道：

3) 确认制度

一，

会议座次安排

1. （一）会议排序五大要则

1. 面门为上

2. 以远为上

3. 以景为上

4. 以右为上

5. 居中为上

1. （二）主席台座次

1. 主席台领导为双数时，具体来看，怎样排座

2. 主席台领导为单数时，运行层面，怎样排座

3.

检验：根据职务画出主席台座次

1.

（三）双边会谈座次

1. 会谈桌横对门座次，具体来看，主方应坐哪边

2. 会谈桌竖对门座次，执行层面，主方应坐哪边

3. 有翻译人员，落地时，座次怎样安排

1.

（四）会客室座次

1. 主客双方会谈，从实践看，会客室座次，实操中，主方坐哪边

2. 上级领导来访，往细里说，会客室座次，主方坐哪边

3.

实例拆解：省委书记迎送中国前国民党主席马英九的会见座次

一，

会场布置十规范

1. 椅子离桌面的距离规范

2. 椅子和椅子之间的距离规范

3. 席卡摆放规范

4. 话筒摆放规范

5. 资料摆放规范

6. 纸笔摆放规范

7. 茶杯摆放规范

8. 纸巾摆放规范

9. 矿泉水摆放规范

10. 采光，通风、温度要求

11.本模块可在会议室开展实操解说，借助讲师解说、讲师示范、参训者上手、讲师点评，确保人人都清楚会场布置规范和准则

一、

会前人员分工

1.

一、会议服务迎客礼仪

1. 会议实地问候礼仪——怎样借助问候拉近距离

2. 会议实地称呼礼仪——怎样正确称呼体现尊重

3. 会议实地微笑礼仪——怎样借助微笑拉升亲和力

4. 会议实地注目礼仪——怎样借助目光赢得买方心

情景上手：我和买方交谈时，运行层面，目光到底看哪里？

5. 请客签到礼仪（根据实际需要开展）

6.

实操上手：会议迎客礼仪客到六到实操训练

1.

二，会议服务引领礼仪

2. （一）方位引领礼仪

1. 方位带出准则动作

2. 方位带出准则话术

3.

实例解说：引领细节打动人心

4.

实操上手：解答参会人员咨询方位引领礼仪规范

1. （二）行进引领礼仪

1. 两人同行哪侧是尊位

2. 居前带出距离多少合适

3. 路遇尊者怎样处理

4.

实操上手：平地引领和会者进入会场还原训练

1. （三）楼梯引领礼仪

1. 楼梯行走哪侧更安全

2. 上下楼梯尊位识别

3. 上下楼梯引领礼仪解说和示范

4.

实操上手：引领参会人员上下楼梯（根据培训教室实地开展安排，运行层面，如无法实操则在课堂上开展情境上手，换个角度看，在实际应用里，讲师点评）

1. （四）电梯引领礼仪

1. 出入电梯顺序

2. 电梯尊位

3. 电梯引领姿势

4. 电梯引领注意事项

5.

实操上手：引领参会人员进出电梯（根据培训教室实地开展安排，如无法实操则在课堂上开展情境上手，讲师点评）

1. （五）进出门引领礼仪

2. 1，内开门怎样引领

2、外开门怎样引领

3、敲门有什么讲究

4、出入顺序的规范

5，实操上手：开门引领客人进入会议室

3.

三，实操中，会议服务茶水礼仪

4. （一）茶水服务顺序

1) 上茶顺序要则

2) 主席台7人以内上茶顺序（1人服务）

3) 主席台7人以上上茶顺序（2人服务）

4) 双边会谈先给谁上茶？上茶顺序规范

5) 会客室上茶顺序规范

1. （二）上茶礼仪实操训练

1. 会议常用茶杯解说

2. 会议茶具、水温准备

3. 上茶时机选项

4. 低位上茶怎样采用托盘

5. 为客上茶应该从哪个方位开展

6. 上茶礼仪实操八步曲解说和示范

7. 低位上茶实操解说和示范

8. 会议多久开始开展续水服务

9.

实操上手：

会议上茶

1.

四，会议服务突发经过处理

1. 不小心打翻茶水，烫到客人等等因事务人员失误导致的突发状况怎样处理

2. 装置突然故障怎么办(例如话筒没声音、投影播放不了，突然停电）

3. 场外有人要找会场的和会人员

4. 会场有人摔倒等等安全经过发生

5.

实操上手：

突发经过处理

1.

一、会后服务主要事务

1. 会议结束礼貌送客

2.

实操上手：

要害买方电梯送客礼仪实操

3. 会场遗留物品查验

4. 会场安全隐患查验（烟头等）

5. 会场卫生清洁服务

1.

二，会议迎送服务事务收束

2. （一）收束报告结构

章节

内容要点

资料支撑

事务概述

会议基本资讯（名称/时间/地点/规模）

会议通知文件，签到表扫描件

准备阶段

人员分工，物资准备、应急预案

分工表、采购清单、应急预案文档

施行阶段

迎送流程执行、突发经过处理

实地照片、值班记录表

资料统计

参会人数、物资消耗，费用明细

统计报表、发票复印件

问题和不足

服务缺陷拆解、投诉处理情况

买方反馈表、投诉记录

改进建议

流程精进方案、培训诉求

改进方案草案

3.

二，资讯收集清单

1. 基础资讯

1) 会议批件/通知文件

2) 参会人员名单以及职务

3) 会议议程最终版

2. 迎送资料

1) 接送站记录表（车次/人数/时间）

2) 酒店入住登记表

3) 餐饮服务反馈表

4) 会议室采用登记表

3. 费用资讯

1) 预算和实际支出对比表

2) 物资采购清单以及发票

3) 外包服务合同以及结算单

• 1，会议定义

• 2，会议核心要素

1) 会议议题

2) 参与主体（主办/承办/参会方）

3) 时空要素（时间+场地）

4) 议事规则

• 3，会议分类

1) 按照规模：小型（50人内）/中型/大型/特大型

2) 按照性质：决策型/学术型/商务型/公益型

3) 按照形式：线下/线上/混合式

• 4，会议组织形态

1) 学术会议：主题报告+分论坛+海报展示

2) 商务会议：货品发布会采用TED演说+体验区

3) 政府会议：圆桌会议+分组碰头+新闻发布会

4) 国际会议：同声传译+信念参访+多语种资料

• 5、买方资讯采集

1) 结构化采集：问卷调查+诉求访谈表

2) 行为资料采集：往届会议管控系统拆解

3) 社交聆听：社交媒体舆情监测

4) 竞品拆解：同类会议实例研究

• 6，执行层面，执行层面，国际会议规范

1) 前置审批：外事部门备案（需提前6个月）

2) 文件要求：中英文双语议程+外宾名单

3) 安全报备：大型活动安全预案（含应急疏散方案）

4) 涉外礼仪：国旗排序/宗教禁忌/礼品准则

1.

一、 会议类型图谱

1. 按照目的：决策型/传播型/培训型

2. 按照周期：年度会议/临时性会议

3. 按照层级：国际级/国家级/业界级

1.

二、会议特征拆解

1. 时效性：热点议题窗口期

2. 集聚性：人流/资讯流/资金流汇聚

3. 衍生价值：品牌溢价+业界影响力

4. 隐患特性：舆情/安全/财务隐患

1.

三、办会条件矩阵

• 硬性条件：

1) 场地：面积/设施/动线规划

2) 预算：成本收益平衡点

3) 技艺：网络带宽/直播装置

• 软性条件：

1) 专家资源库

2) 媒体携手网络

3) 应急响应本领

1.

四、会议价值维度

1. 决策功能：股东会议表决

2. 传播功能：新货品发布

3. 教育功能：业界培训会

4. 社交功能：商务对接会

1.

五，落地时，具体来看，审批流程管控

• 准则流程：

1) 提交《大型活动申请表》

2) 公安部门安全审批

3) 卫生部门防疫备案

4) 取得《活动许可决定书》

• 特殊情形：涉外会议需额外提交外事部门审批

1. 颁奖礼仪舞台常识弄懂

2. 颁奖实地位置礼仪

3. 颁奖人员安排有序

4. 颁奖礼仪流程规范

5. 引领获奖人员上台礼仪实操

6. 引领颁奖嘉宾上台礼仪实操

7. 颁奖托盘员礼仪实操（证书，奖品、奖杯、奖牌）

8. 颁奖鼓掌礼仪规范

9. 和颁奖嘉宾合影礼仪规范

10.

实操上手：多人颁奖礼仪实操

1. 合影场地选项

2. 合影来由布置

3. 合影位次礼仪

4. 合影登场和离场顺序

5.

实操上手：还原合影

1、

保密意识

1) 泄密的危害

2) 会务服务人员的定位认知

1.

2、资讯保密

1) 会议资讯保密

2) 人员资讯保密

3) 资料资讯保密

1.

3，装置安全

1) 查验会议场地，排除可能监听，监视的装置

2) 查验会议装置安全可靠（电脑、投影仪、录音）

3) 安装信号屏蔽器，换个角度看，禁止移动电话、智能手表等等具备通讯功能的装置进入会场。

1.

4、访问将控

1) 限制非相关人员进入会议实地。

2) 采用证件扫描、人脸识别、门禁系统等等身份验证制度来确保安全。

3) 会中零打扰服务

4) 专人督导保密措施的执行情况

1.

5、资料管控

1) 会议资料标示密级，就一线经验说，并将控分发范围。

2) 发放，回收涉密文件时应做好记录，并由专人负责管控。

3) 会后及时查验是否有遗漏的涉密文件或者物品。

4) 会后对所有涉密文件开展清退和销毁处理。

老师简介

Introduction to lecturers

弄懂更多

博闻智咨询|曹爱子老师