AI时代下的时间管理进修

首讲：认识时间将控

—我们为何要重视实践管控

一、

时间将控的意义

1. 拉升事务效率和生产力

2. 减少压力和焦虑

3. 达成个人和职业标的

二、

评核个人时间将控现况

1. 找出时间失控的征兆

2. 客观拆解问题的原因

3. 检讨事务标的以及内容

参训者自测

：

ChatGPT在线评核，支援参训者迅速自我评核时间将控现况，并给出定制化的反馈

三、

常见的时间将控误区

，

挑战

和调整办法

误区

1：多差事处理（Multitasking）

调整办法：

专注单差事（

Single-tasking）

误区

2：没有明晰的标的

调整办法：

设定

SMART标的

误区

3：忽视休息和放松

调整办法：

合理安排休息时间

误区

4：低估差事所需时间

调整办法：

采用缓冲时间

—

—

帕金森定律（

Parkinson's Law），即“事务会在预定的时间内自动扩展，以填满所有的可用时间”

实例还原

：

采用

AIGC生成

参训者

时间将控误区和

破解的

还原实例

次讲：时间将控抓手和办法

—掌握多种有效的时间将控抓手和办法

抓手一：

GTD办法

（五个操作步骤）

1. 收集（Capture）

1）随时记录

2）采用收集抓手

2. 理清（Clarify）

1）可操作事项：确定具体的下一步行动

2）不可操作事项：决定是存档，丢弃还是延后处理

3. 组织（Organize）

1）采用清单：创建不同的清单管控不同类型的差事（如项目清单、下一步行动清单、等待中清单等等）。

2）分类整理：根据差事的性质和优先级开展分类整理

4. 反思（Reflect）

1）每周回顾：每周花一定时间回顾和更新所有清单和项目

2）动态调整：根据实际情况及时调整差事和规划

5. 执行（Engage）

1）情境选项：根据当前情境选项合适的差事

2）优先级判断：根据差事的紧急程度和意义来决定先做什么

C

hat

GPT

运用

&操练

：

利用

ChatGPT生成个性化的GTD差事清单

抓手二：

番茄事务法

1. 选项差事（Choose a Task）

1）明晰差事：确保你知道这段时间内要完成的具体事务内容

2）适当分解：倘若差事较大，能够将其分解为几个小的可操作部分

2. 设置番茄钟（Set a Pomodoro Timer）

3. 专注事务（Work on the Task）

1）全力以赴，执行层面，不要分心

2）记录干扰，换个角度看，番茄钟结束后再处理

4. 短暂休息（Take a Short Break）

C

hat

GPT

运用

&操练

：

创建番茄事务法的时间追踪抓手，借助

ChatGPT开展实时提醒和反馈

抓手三：

日历和差事管控软件的选用

（以苹果

IOS CALENDAR为例）

1. 创建和管控经过

2. 设置重复经过

3. 采用提醒

4. 颜色编码和分类

5. 同步和共享日历

C

hat

GPT

运用

&操练

：

ChatGPT根据参训者诉求推荐适合的日历和差事管控软件，并提供教程

三讲：标的设定和优先级排序

—学会设定标的并有效排序差事优先级

一、

SMART标的设定法

1. 具体的（Specific）

要害要素：

回答

“为何”（What），“为何”（Why）和“怎样”（How）

2. 可衡量的（Measurable）

要害要素：

回答

“多少”（How much）或者“多少次”（How many）

3. 可达成的（Achievable）

要害要素：

回答

“怎样达成”（How can it be achieved）

4. 相关的（Relevant）

要害要素：

回答

“为何要害”（Why is it crucial）。

5. 有时限的（Time-bound）

要害要素：

回答

“什么时候”（When）

实例：

假设你想拉升销售业绩，一个

SMART标的可能是？

C

hat

GPT

运用

&操练：

采用

ChatGPT支援参训者拟定SMART标的，提供模板和示例。

二、

差事优先级排序的要则

——艾森豪威尔矩阵

第

1象限：要害并且紧急——需要立即处理的差事

特征：

危机、紧急问题、最 后期限临近

1）立即处理这些差事，确保它们按照时完成。

2）尝试减少第一象限的差事数量，防止频繁处于紧急状态

举例：

突发的买方投诉、临近截止日期的项目报告

第

2象限：要害但不紧急——需要规划和安排的差事

特征：

对长期标的和个人演进十分要害，但没有紧迫的截止日期

1）拟定规划并安排时间，优先处理这些差事

2）借助有效的时间将控，减少第一象限差事的产生

举例：

拟定长期职业规划、研习新本领或者参加培训

第

3象限：紧急但不要害——能够委托他人处理的差事

特征：

需要立即处理，但对长期标的和个人演进影响不大

1）尽量委托他人处理这些差事，腾出时间专注于更要害的差事

2）识别和减少这些差事的数量

举例：

一些突发的电话或者邮件。例行的、重复性的事务差事

第

4象限：不紧急并且不要害——应尽量减少或者防止的差事

特征：

对事务和个人生活的影响都很小，一般是分散注意力的活动

1）尽量减少或者防止这些差事，集中时间和精力在更要害的差事上

2）识别这些差事的来源，就一线经验说，采取措施减少它们的出现

举例：

无意义的社交媒体浏览、过度的娱乐活动

实例碰头：

项目经理小王差事清单分级：完成项目报告、拟定下季度的项目规划

……

C

hat

GPT

运用

&操练

：

采用

GPT制作交互式艾森豪威尔矩阵还原器，参训者操练差事分类

四讲：时间浪费识别和将控

—识别和将控常见的时间浪费行为

一，

常见的

4大

时间浪费现象

1. 频繁的会议

2. 多差事处理

3. 过多的电子邮件

4. 无效的交流

二、

克服拖延症的打法

-典型的拖延症现象，拆解以及化解

困难

1：差事开始困难

1）分解差事

2）设定开始时间

3）寻找动机

困难

2：频繁的分心

1）精进事务环境

2）拉升专注力

操练专注力训练

：如冥想、深呼吸等等

困难

3：过度完美主义

1）设定合理准则

2）时间限制：为每个差事设定时间限制，防止反复修改

3）寻求反馈：及时向同事或者上级寻求反馈，弄懂差事完成的合理准则

困难

4：优先处理低优先级差事

1）差事优先级排序

2）每日规划

3）自我激励

困难

5：最 后一刻赶工

1）合理估计时间：时间日志记录差事所需时间，渐次拉升时间估计准确性

2）提前规划：拟定详细的差事规划，明晰每个阶段的截止日期

3）渐次推进：将差事分解为多个阶段，渐次推进，每个阶段完成后开展查验和调整

C

hat

GPT

运用

&操练：

采用

ChatGPT生成个性化拖延症克服规划，提供每日提醒和激励语句

三、

高效会议管控的办法和招数

-“六顶思索帽”会议管控办法

1. 白帽子——事实和资讯

2. 红帽子（Red Hat）——情感和直觉

3. 黑帽子（Black Hat）——批判和隐患

4. 黄帽子（Yellow Hat）——乐观和收益

5. 绿帽子（Green Hat）——创造和革新

6. 蓝帽子（Blue Hat）——将控和管控

施行步骤：

确定会议标的和议程

→按照思索帽顺序开展碰头→记录和收束碰头结果→整合和决策

上手情境：

假设你们的队伍需要碰头一个新的市场推广打法，按照六顶思索帽开展碰头

五讲：个人时间将控规划

——拟定并执行个人化的时间将控规划

一、

拟定个人时间将控规划的步骤

第一步：明晰标的和优先级

第二步：记录和拆解时间采用情况

第三步：拟定每日和每周规划

第四步：采用时间块管控法

第五步：设定合理的休息和放松时间

第六步：定期回顾和调整规划

示例：

一位项目经理的个人时间将控规划

C

hat

GPT

运用

&操练：

采用

ChatGPT指导参训者拟定详细的个人时间将控规划

二、

持续改进时间将控打法

1. 定期回顾和反思——收束心得教训，持续精进时间将控打法

2. 设定SMART标的——集中精力，拉升效率

3. 优先级管控——高效处理事务

4. 时间块管控——拉升专注力和效率，防止频繁切换差事带来的干扰

5. 采用有效的抓手和技艺——拉升时间将控效率。

6. 练就良好的习惯

7. 研习和借鉴他人的心得

8. 保持身心健康

实例：

假设你是一名软件工程师，制作持续改进时间将控的规划

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博闻智咨询|丛兴飞老师