办公效率提升之道 高效应用Excel和PPT

第一部分：

Excel篇

首讲：

Excel基础本领——拉升你的事务效率

一、单元格规划和调整

1. 单元格内行间距调整

2. 单元格的格式规划

1）跨列居中：慎用合并单元格

2）格式自动转换：手机号分段，大写数字转换

3）自定义单元格格式

二、行

&列的迅速操作

1. 怎样迅速插入资料：多行/列、隔行/列

实操上手：

怎样迅速制作工资条

2. 怎样隔行删除资料

三、不一样的复制粘贴

1. 灵活利用剪切板

实操上手

1：

怎样复制表格给微信好友？

实操上手

2：

复制怎样避开隐藏的行

2. 选项性粘贴

快捷抓手：

常用的快捷键（赠送快捷键卡片）

四、事务表中

3种高效采用招数

1. 拆分/冻结事务表

2. 一次性删除事务表中的所有对象

3. 迅速合并多个事务表的4种办法

五、页眉和页脚

1. 迅速进入页眉页脚界面

2. 页眉页脚迅速插入元素

六、输出和打印

1. 深度隐藏事务表

2. 保护事务表状态下，指定可编辑区域

3. 资料组合代替隐藏

4. 高效率的各种打印模式

5. 打印事务表水印

6. 利用行差异单元格达成分页打印

次讲：资料输入和拆解

——让你的表格资料更为清晰

一、规范的日期和时间资料

1. 批量查找和修改非法日期

二、资料迅速填充和灵活采用

快捷键：

CTRL+E（不适用函数也能迅速提取特定字符）

三、资料分列的采用

1. 分隔符号分列和固定宽度分列

2. 数字变日期

3. 从身份证提取出生日期

四、设置资料有效性

1. 只能输入允许范围内的资料

2. 设置单元格下拉列表

3. 指定范围内输入资料唯一性

4. 其它常见自定义规则限制输入示例

5. 设置输入提示资讯和出错警告

6. 迅速查找包含资料有效性的单元格

五、查找和替换

1. 查找事务簿

2. 替换单元格格式

3. 批量删除数值为0的单元格

4. 通配符查找和替换

六、采用条件招数突出显示

1. 条件格式显示资料

1）突出文本内容

2）渐变和色阶的填充

2. 多样的资料排序和筛选

3. 删除重复和不完全重复资料

三讲：公式和函数

——大幅拉升你的事务效率

一、公式和函数基础

1. 基础学识：采用Excel开展数学计算

2. Excel函数简介

3. 资料相对引用和绝对引用

二、推演函数

1. IF函数运用

2. IFERROR函数运用

三，文本函数

1. LEFT，RIGHT，往细里说，MID函数运用

2. LEN函数运用（返回文本字符个数）

实操上手：

判断员工身份证号码是否正确

四，日期函数

1. DATE函数运用（返回特定日期年月日）

实操上手：

身份证提取生日，退休日，实操中，性别

2. YEARMONTHDAY函数运用（返回年，月，日）

实操上手：

计算下月需结算金额

3. EDATE函数运用（返回指定月数之前或者之后的日期）

实操上手：

提示合同续约

4. DATEDIF函数运用（返回两个时间相隔天数，落地时，月数，年数）

五，数学函数

1. SUM函数运用（计算单元格区域中所有数值之和）

实操上手：

批量对小计行填充公式迅速汇总

2. SUMIF函数运用（按照条件对指定单元格求和）

实操上手：

指定买方或者指定时间的销售量

3. SUMIFS函数运用（多条件求和）

实操上手

1：

统计两列资料中相同资料的个数

六、统计函数

1. COUNTIF函数运用（返回资料个数）

1）统计两列资料中相同资料的个数

2）统计员工考试成绩

3）每位参训者答案汇总统计拆解

4）计算及格率

七、查找和引用函数

1. VLOOKUP函数运用

2. LOOKUP函数运用

四讲：资料透视表

——大规模资料高效处理和拆解

一、资料透视表基础

1. 带你认识资料透视表

2. 规范的表格资料创建资料透视表

3. 怎样得到资料透视表中某汇总行的明细资料

二、资料透视表的值汇总和显示方式

1. 资料透视表的计算进程和原理

2. 值字段的资料汇总方式

三、设置资料透视表格式

1. 隐藏资料透视表中的错误值

2. 去掉资料透视表中的“（空白）”资料

3. 用资料条直观显示资料

四、资料透视表排序

1. 分类汇总排序+字段项排序

2. 手动排序行字段

3. 按照笔画排序行字段

4. 自定义规则排序

五、资料透视表筛选

1. 行字段和值字段筛选

2. 筛选不同产地单价最高的2种商品

3. 为同一字段设置多个筛选条件

4. 按照省份分页显示销售资料

5. 借助切片器筛选分公司销售报表

第二部分：

PPT篇

首讲：认识

PPT

一、

PPT演示很要害

1. PPT代表公司样貌

实例拆解：

某知名互联网公司

UE总监因搞砸PPT演说下课

实例拆解：

某职员由于制作

PPT太差被下岗

2. PPT在日常办公软件中的地位很高

二，怎样才是一份好的

PPT

1. PPT按照用途分为演说型和阅读型

2. PPT的美体现在：推演美和版式美

1）推演美：内容结构清晰，具体来看，重点突出

2）版式美：版面简洁大气，让人赏心悦目

三，怎样制作一份好的

PPT

1. PPT制作的顺序

1）准备内容，搭建轮廓，版式基础，图表表格，换个角度看，图片构图

2. PPT制作从构思开始：内容构思—版式规划—页面美化

实例：

苹果规划师货品规划进程

3. PPT内容呈金字塔结构：论证类比

1）论：结论先行

2）证：以上统下

3）类：归类分组

4）比：推演递进

4. 办法举例：3种常见的纸上构思PPT内容

5. 常见思路导图抓手的采用

抓手：

XMIND，在实际应用里，百度脑图

书籍推荐：

《金字塔原理》，《结构思索力》

实例和操练

1：

秘书怎样运用金字塔原理向领导准确呈报事务

实例和操练

2：

银业界务人员运用金字塔原理向买方推向货品

次讲：

PPT色彩和图文搭配

一，落地时，

PPT色彩搭配

1. 常见单色系PPT色彩搭配赏析

2. 代表公司的商务PPT颜色选项

1）用取色器直接从logo取色

2）微信截屏获取颜色RGB值

抓手：

取色器

3. 单色系色彩达成明暗对比成效

抓手：

颜色的

HSL模式

4. 颜色运用的注意事项

5. 图片排版时颜色搭配招数

6. 注意不同演示装置对演示成效的影响

实例和操练

1：

PPT色彩搭配实例对比拆解

实例和操练

2：

《穹顶之下》

PPT颜色的运用

二、

PPT文字规划排版

1. 衬线体和无衬线体的区别

字体推荐：

两款无版权无衬线字体赠送

实例拆解：

两份相同文字的

PPT，为何显示成效相差甚远

2. 文字排版基础要则

1）采用无衬线体

2）行距1.3/1.5

3）两端对齐

3. 将设置好的文字格式设置为默认

4. 怎样批量替换PPT字体

5. PPT中特殊字体的运用

抓手：

文字云制作网站：

https://wordart.com/

实例和操练：

制作文字云

抓手：

特殊字体安装包

实例和操练：

PPT文字排版和美化

三、

PPT中的图文编辑和美化

1. PPT中1张图=1000个文字

2. 认识常见图片格式：JPG,PNG,EMF

3．图片选项要则：高清大图，无logo，图文相符，可商用

4．常见图片处理招数

1）大图带来震撼

2）添加半透明纯色/渐变色蒙版

3）用PPT抠图（删除来由）

4）图片剪裁成任意形状

抓手：

布尔运算

抓手：

常见专精图片下载网址

实例和操练：

PPT图片运用实例赏析和操练

5. 擅用“联想”搜索合适图片

6. 可编辑地图演示

素材赠送：

可编辑地图素材赠送

7. 常见图文位置：居中对齐，运行层面，水平线上，人物视线上，页面黄金分割，添加色块

实例和操练

1：

制作图片来由文字

实例和操练

2：

制作图文穿插成效

三讲：

PPT规划和美化再升华

一、

PPT版式规划基础四要则

实例赏析：

不美观

PPT版式反例拆解

1. 遵循四要则灵活规划PPT版式

1）留白：强调主体，营造意境

实例和操练：

留白在中西餐，山水画，日常生活情境的运用

2）对齐：PPT最永恒的规划准则

办法招数：

PPT的8种对齐方式

实例和操练：

对齐成效在生活中的运用对比

3）对比：运用金字塔思路提取要害词，拉升交流效率

办法招数：

PPT常见3种达成对比的办法

实例和操练：

对比在杂志排版中的运用

4）亲密：意思相近，相互关联的元素相互靠近，形成一个视觉单元

实例和操练：

亲密在名片和电影海报中的运用

赠送抓手：

常见

PPT快捷键卡片

素材赠送：

常见

PPT版式规划素材赠送

二、点

“精”之笔——灵活采用PPT图标

1. 图标在PPT规划中常见的运用方式

2. 图标规划三步法：提炼，寻找，落地时，从实践看，美化

抓手：

图标获取网站（

https://www. iconfont. cn/）

抓手：

图标编辑软件

AI

抓手：

图标素材赠送

实例和操练

1：

华为开发者大会

PPT上运用图标

实例和操练

2：

用图标规划流程模型图

三、

PPT母版——统一规划，效率拉升

答疑：

为何有些

PPT内容无法复制或者修改

1. 幻灯片母版的作用：统一风格，拉升效率，文件瘦身

2．借助母版开展PPT风格统一，运行层面，在实际应用里，有效拉升制作效率

1）在幻灯片每一页自动添加页码

2）在幻灯片每一页添加logo等等元素

3）借助占位符拉升制作效率

4）迅速切换引用不同版式

实例操练：

制作

PPT母版

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博闻智咨询|李皓明老师