AI赋能办公效率提升技能实战训练

模块一：AI模型/抓手怎样为办公效率拉升带来加持？

1、

AI抓手采用的三个段位

• 青铜段位：直接向AI提问并要答案，迅速获得结果

• 白银段位：给AI完整的来由资讯、明晰要求、多轮迭代精进

•

王 者段位：构筑个人作流，将重复差事模板化，让AI变成智能体

2，AI办公时代的效率变革

• 办公痛点破局：替代重复劳动，缩短耗时流程、降低操作错误、统一输出准则

• AI 办公价值：从手动忙到智能省，让员工锁住高价值创造性事务

3、国产 AI 办公抓手和选型（合规优先）

• 通用办公抓手：DeepSeek、豆包、Kimi，适合写作/问答/提炼等等各类情境

• 文档办公抓手：WPS AI、讯飞公文写作，新华妙笔，专攻公文/文稿/排版等等

• 演示可视化抓手：ChatPPT、讯飞智作、酷表，迅速产出 PPT和资料图表等等

抓手选型要则：按照岗位匹配、按照情境选用、优先国产化、保障资料安全

4、AI 助力办公效率拉升的五大核心要素

• 提示词：AI办公的精准指令

价值：用准则化指令让 AI 一次性输出合格结果，防止反复修改、大幅节省时间

• 事务流：AI办公的执行步骤

价值：将固定办公流程固化为准则步骤，让 AI 按照流程自动跑、无需人工干预

• 学识库：AI办公的大脑

价值：存储公司制度 / 范文 / 资料，让 AI 输出贴合公司实际、精准不跑偏

• Skills：AI办公的专精本领

价值：给 AI 绑定专项办公本领，专注完成单一差事、输出更专精、效率更高

• 智能体：AI 办公的自动助理

价值：可自动执行流程、代做重复事务，是办公效率升级的终 极形态（第二天重点研习）

5、AI 赋能办公的核心推演

• 输入：明晰诉求 + 提供资料

• 处理：AI 按照指令 / 流程 / 学识执行

• 输出：直接可用的办公结晶

6、AI抓手运用的基础：提示词工程以及实操

提示词轮廓

• 四段式提示词：固定套用定位-差事-约束-输出格式，执行层面，提问一次就出可用结果

• 实操：结合三类日常高频事务情境，生成1套个人办公提示词 SOP

• 抓手：豆包/DeepSeek/Coze/提示词模板库

要害步骤

• 打开 DeepSeek 网页版，换个角度看，登录后进入通用对话界面

• 直接套用课程提供的四段式提示词模板（定位-差事-约束-输出格式）

• 填写三类个人高频办公情境（如：公文写作、事务呈报、文档提炼）

• 点击发送，在实际应用里，让 AI 生成对应的办公提示词 SOP

• 复制保存到文档，执行层面，测试 1 次提问，验证输出成效

注意事项

• 不要随意改动四段式模板结构，只替换情境和诉求

• 涉密事务内容不输入，用通用描述替代

模块二：AI+办公文档——怎样运用AI生成准则合规的公文/呈报/会议纪要文档？

1，AI+公文写作生成

• 通知：输入发文主题和要求，1 分钟生成格式规范、措辞准则的庄重通知

• 请示：按照公司请示格式，就一线经验说，自动梳理诉求、依据，方案，直接提交领导审批

• 报告：整合核心资料和内容，生成结构完整、推演清晰的庄重事务报告

• 讲话稿：结合情境和身份，生成口语化、有重点、符合情境的领导讲话稿

• 党建材料：按照党建写作规范，自动生成思想呈报、对照查验、研习体会等等

2、AI+事务收束生成

• 日报/周报/月报：自动汇总每日/周/月事务内容，提炼结晶、资料、待办

• 述职报告：梳理岗位职责、事务业绩、不足和规划，运行层面，生成完整述职文稿

3，AI+会议纪要生成

• 录音转文字：会议录音一键转文本，迅速还原会议全部发言内容

• 要点提炼：从会议全文中提取核心看法、碰头结论，运行层面，剔除冗余废话

• 决议整理：将会议达成的一致意见，整理成规范，可执行的会议决议

• 待办事项生成：自动拆分差事、明晰责任人、设定完成时限，形成待办清单

4、AI+文档精进

• 多文档合并：将多篇零散文档整合为一篇完整文档，自动统一格式和结构

• 内容校对：查验文字错别字、语法错误、标点问题，修正表述不规范内容

• 推演梳理：调整文档段落顺序，理顺行文推演，让内容更通顺易读

• 精华提炼：将长文档压缩成核心要点，迅速抓取要害资讯

5、实操差事

差事：用AI完成会议纪要+年度述职报告+事务请示三类高频文档产出

抓手：DeepSeek（会议纪要），讯飞公文写作（述职/请示）、新华妙笔等等

要害步骤

会议纪要：

• 打开AI抓手，上传会议录音/粘贴会议文字记录

• 输入指令：生成规范会议纪要，执行层面，拆分核心结论、待办差事、责任人、完成时限

• 一键生成初稿，往细里说，微调格式后保存

年度述职报告

• 打开AI写作抓手，选项述职报告模板

• 填写岗位、任期、核心事务资料、结晶亮点

• 生成文稿，换个角度看，精进表述后导出

事务请示

• 打开AI写作抓手，选项请示模板

• 填写请示事由，依据、具体方案、请求事项

• 生成庄重文稿，核对格式后定稿

注意事项

先填核心要素，具体来看，AI 生成后只微调，不重写

单位有固定格式的，在指令中补充按照 XX 单位格式生成

模块三：AI+PPT和可视化 ——怎样运用AI迅速搞定专精级的PPT演示？

1、PPT全流程自动化生成

• 轮廓生成：输入呈报主题，自动生成封面，目录、正文、结尾

• 文案撰写：按照PPT轮廓，自动生成每页对应文字内容，从实践看，不用逐字编写

• 排版美化：一键统一字体、配色、版式，生成专精美观的 PPT 页面

• 演说备注：为每页 PPT 生成逐字演说稿，直接照着讲不用背稿

2、资料可视化

• 图表自动生成：上传原始资料，自动匹配饼图/柱状图/折线图等等最优展示形式

• 样式精进：一键调整图表颜色、字体、布局，在实际应用里，让图表更清晰专精

• 资料标注：自动标注图表要害数值、对比结果，在实际应用里，直观呈现资料结论

3、演示升级

• 动画一键添加：为 PPT 页面添加流畅切换和动画成效，拉升演示观感

• 内容推演精进：梳理 PPT 内容递进关系，让呈报推演更连贯、重点更突出

4、实操差事

差事：基于办公主题，十分钟生成1套可直接用于呈报的完整 PPT

抓手：WPS AI、ChatPPT、讯飞智作、酷表

要害步骤

• 打开AI抓手，点击AI演示，实操中，生成 PPT

• 输入核心资讯：呈报主题（如Q2 行政事务呈报），实操中，页数（10-12 页）、风格（商务简约）

• 点击立即生成，实操中，AI 自动产出 PPT 轮廓 + 每页文案

• 点击一键美化，自动统一字体，配色、版式

• 开启演说备注，生成逐字讲稿，换个角度看，导出 PPT 文件

注意事项

主题越简短精准越好，限定页数和风格

生成后仅修改个别文字，不重新规划页面

模块四：AI+办公资料——怎样运用AI开展资料处理/报表/拆解自动化？

1，资料预处理

• 异常值处理：自动识别并修正资料中的错误值，不合理数值

• 缺失值填充：补齐表格中空白、缺失的资料，保证资料完整

• 格式准则化：统一日期、数字、单位等等格式，让表格规范整齐

• 表格拆分 / 合并：按照条件将总表拆成多个子表，或者将多个子表合成总表

2、智能资料拆解

• 销售资料解读：拆解销量、营收、买方等等资料，找出增长和问题

• 人力资料解读：拆解入职、离职、考勤、绩效等等资料，呈现人力状况

• 财务资料解读：拆解收支、成本、利润等等资料，清晰展现财务情况

3、资料报表拆解

• 拆解报告生成：基于资料输出完整的文字拆解报告

• 趋势预测：根据历史资料，预判未来资料变化趋势

• 决策建议：结合资料拆解结果，给出可落地的事务改进和管控建议

4、实操差事

差事：完成办公资料清洗→可视化→拆解报告全流程，输出可直接提交的拆解结晶

抓手：酷表、小浣熊办公、豆包

要害步骤

• 资料清洗：打开AI抓手→上传原始Excel 资料→点击一键清洗（自动去重、补全缺失值、修正异常值）

• 资料可视化：选中清洗后资料→点击自动图表→选项柱状图/饼图/折线图→一键精进样式

• 拆解报告：复制清洗后资料→打开豆包→输入生成 XX 资料拆解报告，含结论、问题、建议→生成报告

• 整合输出：将图表和报告复制到 Word，导出最终结晶

注意事项

上传前统一资料格式（Excel/xlsx），不合并单元格

核心资料手动核对 1 次，防止 AI 清洗误差

模块五：AI+学识管控 ——怎样迅速搭建个人/公司的办公学识库？

1，

学识库迅速归集

• 批量文档上传：支持 Word/PDF/TXT 批量导入

• 自动分类建档：用AI将文档按照类型/部门/情境自动归类

• 学识标签绑定：给学识添加要害词标签，就一线经验说，拉升后续检索精准度

2，具体来看，智能语义检索

• 自然语言提问：用口语化问题查询，无需输入精准要害词

• 精准内容定位：直接锁定文档核心答案，执行层面，不用逐页翻阅查找

• 关联学识推送：自动匹配相关学识内容，落地时，形成完整学识参考

3、学识智能提炼

• 长文档速读：AI 迅速读取长篇制度/报告，落地时，缩短阅读耗时

• 核心要点萃取：提取文档要害结论、资料、要求，保留核心资讯

• 学识精简输出：将长篇内容压缩为简短要点，迅速领会和掌握

4、学识协同共享

• 权限设置：按照岗位配置查看 / 编辑权限，保障学识安全

• 队伍分享：生成分享链接 / 二维码，达成队伍内部学识互通

• 学识更新同步：修改后自动同步，确保全员采用最新版本

5、新人迅速赋能

• 岗位学识打包：整合岗位所需制度，流程，话术，形成学识包

• 研习资料生成：自动生成新人研习指引，实操中，缩短培训周期

• 问答自助解答：新人提问即时回复，往细里说，减少同一问题反复请教老员工

6、实操差事

差事：用 AI搭建个人办公学识库，完成办公资料上传 + 1次精准检索测试

抓手：豆包公司版，IMA学识库，Kimi

要害步骤

• 打开AI抓手，在实际应用里，创建个人办公学识库文件夹

• 批量上传 3 类资料（岗位制度，常用话术、过往方案）

• 设置学识标签（如：行政制度、客服话术，活动方案）

• 输入办公问题（如：员工请假流程为何），测试 AI 精准检索

• 保存检索结果，落地时，导出学识要点文档

注意事项

上传文档优先用 Word/TXT/PDF 格式，防止复杂排版

标签简洁统一，就一线经验说，便于 AI 迅速检索

模块六：办公自动化操作+WorkBuddy——怎样用AI替代重复性的手动操作？

1，重复操作自动化录制

• 鼠标键盘录制：记录点击，输入，滚动等等全部手动操作轨迹

• 操作流程复刻：完整还原手动步骤，无遗漏，运行层面，无偏差

• 一键自动执行：点击运行，自动完成整套重复操作

2，跨端资料搬运自动化

• 跨表格复制：自动提取 Excel / 表格指定资料，无需手动选中

• 跨系统粘贴：将资料自动粘贴到网页 / 软件对应位置，精准匹配

• 资料自动同步：多端资料自动更新，就一线经验说，保持资讯一致

3、表格批量处理自动化

• 资料批量录入：自动填充表格空白资料，实操中，换个角度看，拉升录入效率

• 格式批量修改：统一字体、边框，对齐方式，从实践看，往细里说，在实际应用里，规范表格样式

• 报表自动导出：定时 / 触发式自动导出报表，在实际应用里，换个角度看，无需手动操作

4，固定办公流程自动化

• 软件自动启动：一键打开常用办公软件，具体来看，省去手动启动步骤

• 页面自动跳转：按照流程自动切换网页 / 窗口，从实践看，换个角度看，简化操作路径

• 消息自动发送：自动发送通知 / 提醒，运行层面，完成流程闭环

5、自动化脚本复用：脚本保存命名、分类管控、重复调用执行

• 脚本保存命名：将录制流程保存为专属脚本，就一线经验说，便于识别

• 分类管控：按照情境归类脚本，实操中，迅速查找所需自动化差事

• 重复调用执行：一键运行已存脚本，落地时，无需重新录制

6，实操差事

差事：用 WorkBuddy 录制1个办公重复操作的自动化脚本（如：表格资料复制 + 报表导出）

抓手：WorkBuddy，WPS Office

要害步骤

• 打开WorkBuddy，从实践看，点击新建自动化差事

• 开启录制模式，手动操作1次标的动作（如：Excel 资料复制，网页报表导出）

• 结束录制，实操中，AI 自动生成自动化脚本

• 点击运行，测试脚本自动执行成效

• 保存脚本，落地时，命名为XX 办公自动化差事

注意事项

录制时保持页面静止，往细里说，不切换窗口、不移动鼠标

仅录制固定，重复的简单操作，复杂流程简化后再录制

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