AI赋能公文写作能力提升及实操训练

常见问题：对公文写作的意义认知不足，忽视规范，不知怎样借助AI拉升写作效率，对AI抓手不信任或者过度倚重

1、

职能部门公文的核心价值

为何 写对 比 写好 更要害？

2、公文写作中的高频问题

格式错误（如标题、落款不规范）

推演混乱（如请示中依据和诉求脱节）

语言冗余（如事务收束中的流水账表述）

3、AI 写作抓手的核心价值

核心推演：不是替代人，而是补短板（格式查验、推演梳理、语言精进）

1、拉升效率—摆脱公文写作的常见事务困境

2、有效决策—提供公文写作中的客观拆解和建议

3、助力研习—结合不同情境拟定个性化公文方案

4、拉升素质—增强个人写作公文的综合素质和本领

4、AI写作实操

差事：用豆包/Deepsske生成职能部门公文常见格式清单

提示词（示例）：请列出公司常用公文（通知，请示、报告）的规范格式，包括标题、称谓、正文结构，落款要求）

对比：人工记忆VS AI 生成的格式差异

常见问题：公文结构混乱，落地时，读者抓不住重点，语言过于口语化和冗余，不够专精，写完后不知怎样自查精进

1、公文写作黄金结构公式

目的先行：为何写（开头明晰核心诉求）

分层论证：写什么（用 总分总时间线意义排序 梳理内容）

行动闭环：要怎么做（结尾明晰期望结果或者下一步动作）

2、公文语言表述3要则

准确：防止模糊词（如大概、可能）

简洁：删除修饰性语句（如在…的来由下，可简化为鉴于…）

庄重：区分口语和书面语（如开会→召开会议）

3、推演查验清单

核心资讯是否前置？

每段是否有主题句？

论据是否支撑论点？

4、AI提示词的采用法则

法则一：给定位(我是谁，我擅长做什么?)

法则二：给来由(我要干什么，当下遇到的问题为何，诉求为何?)

法则三：给差事(我规划做好哪几件事?)

法则四：给结果(我要达成什么标的或者输出什么结果?)

法则五：给条件(我对结果的呈现要求为何?)

操练：

参训者任选一个公文情境，用AI提示词法则生成一个新的公文

5、AI写作实操

差事：参训者用Deepseek精进一段推演混乱的事务收束

提示词（示例）：请帮我梳理这段事务收束的推演，按照 事务结晶-存在问题-改进规划 分层，删除冗余语句，采用庄重书面语

常见问题：通知资讯不全，导致执行混乱；请示依据单薄，审批借助率低；不知怎样迅速生成规范初稿

1、通知写作

核心要素：发文事由，具体事项（时间/地点/参与人/要求）、落款

常见问题破解：防止资讯遗漏（用5W2H清单自查）

实例：

某公司HR怎样撰写关于举办员工培训的通知

2、请示写作

核心推演：为何请示（依据）→请示什么（事项）→希望怎么批（建议）

常见问题破解：依据不充分（用 必要性+可行性 论证）

实例：

关于申请 XX 活动经费的请示

抓手：

通知（5W2H+要求 模板）、请示（依据-事项-建议 三段式公式）

3、通报写作

三类高频情境：表彰通报、批评通报，情况通报

核心结构：

表彰通报：先进事迹（时间 + 地点 + 具体行为）→表彰决定→号召研习

批评通报：错误事实→原因拆解→处理决定→整改要求

情况通报：经过概况→进展→下一步安排

实例：

关于某公司XX 项目出色队伍的表彰通报

4、函的写作

四类高频情境：商洽函、询问函、答复函、请求函

核心推演：

商洽 / 请求函：来由→事项→期望回复（语气诚恳）

询问函：问题→来由→截止时间（语气简洁）

答复函：回应问题→依据→结果（语气明晰）

实例：

某单位行政人员怎样撰写关于商洽携手举办亲子公益活动的函

5、AI写作实操

差事1（生成通知）：用豆包生成会议通知初稿

提示词（示例）—以XX妇儿大厦名义，写一份关于年度事务部署会的通知，明晰时间（2025 年 X 月 X 日 9:00），地点（XX楼会议室），参会人（各部门负责人）、要求（提前准备部门收束材料））

差事2（生成请示）：用Deepseek完善经费请示依据

提示词（示例）—帮我补充申请妇儿公益活动经费的依据，从政策要求、活动必要性、预期成效等等三个维度论证，增强说服力

差事3（生成通报）：用Deepseek或者豆包生成一份表彰通报

提示词（示例）—请以XX公益组织名义，换个角度看，撰写一份表彰通报，对象为某公司法务部队伍，落地时，事由为其在2025年妇女权益保护咨询日活动中的突出表现。内容需包含活动来由、具体事迹、表彰决定、号召等等内容。格式符合事业单位表彰通报规范

差事4（生成函）：用Deepseek或者豆包生成公司员工亲子阅读月活动的函

提示词（示例）—请以深圳XX公司行政部名义，运行层面，撰写一份关于举办亲子阅读月推广活动的商洽函给深圳市XX少儿图书馆，内容需包括来由、洽谈事项、我方回馈、结尾等等。格式符合公司商洽函规范

常见问题：报告缺乏资料支撑，结论空洞；事务收束千篇一律，运行层面，体现不出价值；会议纪要漏记决议，往细里说，导致执行脱节

1、报告写作

核心类型：事务进展报告、调研报告（锁住 事实+资料+结论）

常见问题破解：防止流水账（用 结晶-资料-问题-建议 结构）

实例：

某财务经理怎样撰写关于XX降本增效项目进展的报告

2、事务收束

黄金结构：年度标的→完成情况（资料支撑）→亮点和不足→下年规划

常见问题破解：亮点不突出（用STAR法则描述要害结晶）

3，会议纪要

核心要素：会议主题、参会人，决议事项（责任人+时间节点+输出要求）

常见问题破解：决议模糊（用 谁+做什么+何时完成 明晰闭环）

4、议案撰写

议案结构：来由议题→依据（为何提）→方案（怎么干）→成效（干了有啥用）

决策闭环：提议案-审议-落地-见效

常见问题破解：缺支撑力（用方略+资料支撑）、方案不落地（用责任+时间+考核）

实例：关于《X科技园区智能展厅新增智能照明装置工程合同》补充协议申请的议案

5、AI写作实操

差事1（生成报告）：用Deepseek生成项目进展报告轮廓

提示词（示例）：帮我搭建妇儿大厦亲子活动项目进展报告的轮廓，要求包含已完成事务（附资料）、存在问题、下一步措施等等内容，每个部分列出 3 个核心要点

差事2（生成收束）：用豆包精进个人年度收束

提示词（示例）：用STAR法则（情境-差事-行动-结果）改写我 2025年的事务结晶，突出组织 XX 活动的具体贡献

差事3（生成纪要）：用 Deepseek 提炼会议录音转文字中的决议

提示词（示例）：从这段会议录音文字中，执行层面，提取所有需要执行的事项，按照责任人、差事、截止时间等等来整理

差事4（生成议案）：用Deepseek或者豆包生成公司年度人力编制规划的议案

提示词（示例）—请以XX公司人力资本部名义，实操中，撰写一份关于在公司各部门开展年度人力编制规划的议案，内容需包括来由、依据、方案、成效等等。格式符合公司议案规范

常见问题：过度倚重AI导致内容失真，提示词描述模糊，AI 生成成效差。课程结束后不知怎样持续操练

1、AI 抓手避坑

防止直接套用 AI 生成内容（需人工校验事实性、合规性）

提示词精进招数：情境+标的+细节要求 三要素（如以妇儿大厦行政部名义，从实践看，写一份关于节约用水的通知，换个角度看，要求语气亲切，突出具体措施）

2、参训者行动规划

参训者拟定一周 AI公文操练规划

实操：分组竞赛精进提示词，用同一诉求（如写一份员工考勤打卡通知）对比不同提示词的 AI 输出成效

输出：

每人填写 AI 公文写作行动表，明晰 3 个近期要运用的情境（如本周用 AI 写一份会议通知）

3、课程抓手包发放+实地答疑

抓手包：五类公文模板（含 AI 提示词）推演查验清单、语言精进指引

答疑：结合参训者的个性化诉求以及疑问等等，给与详细反馈

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