行政管理—九段秘书

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前言篇：怎样成为九段秘书？

一、何为九段秘书

1. 九段秘书的来由引见

2. 九段秘书意义和价值

3. 九段秘书的定义阐释

4. 各段位秘书的具体特征

二、九段秘书修炼心法为何？

1. 心态层面的修炼

2. 本领层面的修炼

三、怎样从宏观的角度看待公司和事务？

1. 看待公司的宏观视角

2. 看待事务的宏观视角

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第一篇章：怎样做好会议迎送？

一、会议迎送的基本要则为何？

1. 树立公司样貌

2. 拉升事务效率

交流：会议迎送的目的为何？

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会议迎送要具备的要害核心要素为何？

1. 热情礼貌

2. 服务周到

3. 厉行节约

4. 对口迎送

5. 严格准则

6. 统一管控

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会议迎送前需要准备的事项有哪些？

1. 明晰基本情况

• 来宾职务

• 来访时间

• 来访人数

• 目的和要求

1. 设定迎送规划

• 排出日程表

• 拟定迎送准则

1. 通知相关事宜

• 通知相关部门

• 通知参会领导

• 通知陪同人员

• 落实会议时间以及场所

1. 开展物资准备

• 所需装置

• 音响

• 投影

• 电子屏

• 指标牌

• 翻页笔

• 实地环境

• 茶歇

• 烟茶

• 花卉

• 支持人员

• 礼仪人员

• 摄像摄影人员

交流：什么人员需要参会？

实例：百万雄师会议实况

操练：组织一场年会，具体来看，列出准备LIST单

视频：新闻发布会

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优质会议评核的准则为何？

1. 会场物品摆放准则

2. 会场装置设施的准备准则

3. 会场以及周围环境卫生准则

4. 会议服务程序

5. 会议纪要和收束

6. 会议结束服务

交流：怎样看待出色？

实例：从一块桌布说起

操练：实地开展物品摆放的操练

抓手：会议纪要模板

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迎送礼仪的要做到哪些？

1. 仪表

2. 举止

3. 言语

4. 态度

操练：手眼身法操练

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第二篇章：怎样开展物资管控？

第一节：出入库管控

1. 出入库管控——库区规划

• 库区规划要则？

• 库区布置办法？

• 仓位规划办法？

1. 出入库管控——入库准备

• 入库前的准备事务？

• 货位安排推演？

• 堆垛条件？

• 堆垛要求？

1. 出入库管控——物资验收

• 入库验收的内容有哪些？

• 入库验收的方式为何？

• 入库验收的时间？

• 入库质量验收流程？

• 入库验收结果的处理？

• 物料入库手续？

• 入库注意事项？

1. 出入库管控——出库管控

• 物料发送要则？

• 物料发放程序？

• 出库查验办法？

第二节：储存和防护

1. 物料摆放和防护

• 物料摆放要则？

• 物料维护基本要求？

• 安全、节约和标识办法？

1. 仓库安全管控

• 仓库实例保障措施？

1. 危险品管控

• 危险品的十种类型？

• 危险品储存的八项注意

1. 消防管控

• 火灾产生的必备条件？

• 防火的措施？

• 灭火的办法？

第三节：库存管控

1. ABC分类法

• ABC三种类型的特点？

• ABC三类物品管控办法？

第四节：物资盘查

1. 盘查目的？

2. 盘查分类？

3. 盘查事务要则？

4. 盘查流程？

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第三篇章：怎样开展文件管控？

一、公司行政文件管控

1. 文件管控三件法宝？（制度、表格，记录）

• 备忘录书写模板

• 邮件书写模板

• 会议书写模板

• 通知书写模板

• 信件书写模板

写报告时的注意要点？

二、公司各类档案管控

1. 何为档案管控？

2. 档案存在的主要形式有哪些？

3. 档案的类别有哪些？

4. 档案管控的程序？

5. 档案管控进程中注意事项？

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第四篇章：怎样做好车辆管控？

一、车辆管控基础

1. 车辆管控架构

• 构筑健全车辆管将控度

• 明晰车辆管控各岗位职责

实例：[某公司因车辆管将控度不完善，导致车辆采用混乱，成本增加，后借助完善制度得以改进的实例]

操练：根据给定的公司来由，拟定简单的车辆管将控度轮廓

二、车辆采购和配置

1. 车辆选型

• 根据公司诉求选项合适的车型

• 车辆性能参数拆解和对比

1. 车辆采购流程

• 采购规划拟定

• 供应商选项和谈判

• 合同签订和验收

实例：[某公司采购车辆时，因未充分考虑实际诉求，导致车辆配置不合理，后续开展调整的实例]

操练：为一家物流公司拟定车辆采购规划，包括车型选项、预算等等

三、车辆调度管控

1. 调度要则和办法

• 车辆调度的基本要则

• 常用调度办法（如按照差事优先级、按照距离等等）

1. 调度系统运用

• 车辆调度软件的功能和操作

• 实时监控和动态调度

实例：[某配送公司借助精进车辆调度，拉升配送效率，降低成本的实例]

操练：根据给定的配送差事和车辆资讯，运用调度软件开展车辆调度安排

（四）车辆维护和保养

1. 维护保养规划

• 拟定车辆定期维护保养规划

• 维护保养项目和周期

1. 故障诊断和处理

• 常见车辆故障的诊断办法

• 故障应急处理措施

实例：[某车辆因未按照时保养，导致出现严重故障，影响营运的实例]

操练：根据车辆故障现象，拆解可能的故障原因并提出处理方案

（五）车辆安全管控

1. 安全管将控度

• 驾驶员安全培训和考核

• 车辆安全查验制度

1. 事故预防和处理

• 交通事故预防措施

• 事故处理流程和责任认定

实例：[某公司借助加强安全管控，降低交通事故发生率的实例]

操练：还原交通事故情境，开展事故处理流程上手

推荐依据：本课纲以九段秘书作为开篇，让参训者弄懂最 佳的行政人员事务办法，同时增加宏观的内容来拔高行政人员的认知，实操中，让大家从做正确的事到正确的做事！内容从4个方面展开（会议管控、物资管控、文件管控、车辆管控），让参训者事务更有操手。公司可根据需要增减哈！

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博闻智咨询|孙倩老师