高效会议工作坊

一、会议认知重塑：为何要关注会议效率？

1.会议的再认知

• 会议的功能：资讯同步、问题破解、决策拟定、规划促成、创意激发、队伍融合

• 会议的真实成本：时间成本、人力成本、机会成本等等

• 低效会议的常见类型：无标的、凑数、重复、拖延、争论、无结论等等

• 高效会议的八大特征：必要召开、事先筹划、议程明晰、主持得力、严守流程等等

2.会议规范的基本要则和预防性管控

• 三大规范：时间规范、流程规范、要则规范

• 预防性管控：从事后补救到事前规避

碰头：

我们当下会议管控中出现的问题有哪些？根源为何？

二、会前准备：怎样夯实会议成功基础？

1.会议必要性评核

• 判断会议价值：无会议能否破解难题？能否借助其他方式同步？会议能否合并？

2.会议筹备全维度拆解

• Why（为何开）：明晰会议目的和预期结晶

• What（开什么会/议什么题）：规划会议议题和议程

• Who（谁来参加）：精准筛选参会人员

• When（何时开）：选项最优时间

• Where（何地开）：确定会议地点 / 形式

• How（怎么开/怎么准备）：明晰组织和执行方式

• How much（需多少资源）：核算会议资源

抓手分享：

5W2H 会议筹备核对清单

三、会中将控：怎样在会中将控、带出以产出结晶？

1.有效开场和规则设定

• 开场白四步走：破冰、参与者引见、明晰会议目的/议程/预期结晶、强调规则

• 会议纪律落地：会议开始准点、结束守时、核心呈报人需亲自到场

2.主持人核心招数和节奏将控

• 三控四防深化：纪律将控、节奏将控、气氛将控；防跑题、防干扰、防冲突、防议而未决

• 带出碰头招数：提出开放式问题、点名邀请发言、阶段性收束

• 时间将控抓手：停车场打法、番茄计时法等等

3.会议中的交流和决策：

• 有效会议交流基础：破除聆听误区，构筑聆听模式；减少沉默式参会

• 达成决议的三种方式：权威决策，少数服从多数、共识决策

• 革新决策办法：头脑风暴、群策群力等等

4.处理困难情况和意外经过

• 化解参会者问题：刺儿头、沉默者、话多者

• 处理意见冲突和情绪化：先安抚情绪，再明晰共识点，最后逐一拆解分歧利弊

• 技艺故障（网络会议）：会前 15分钟测试音频/视频/共享功能，准备备用装置

5.其他参会者的自我要求

• 参会者应克服的三大误区：无准备参会，沉默观望、过度争论

• 实用招数：会前准备、主动参与，锁住核心、推演清晰、答辩坦诚

开场上手：开场四步骤

革新抓手：绿帽漂流

四、会后落实：怎样确保会议决议落地？

1.会议记录和纪要撰写：

• 记录者胜任条件：熟稔议题、迅速提炼、准确记录；

• 记录重点：决议内容、行动项、未决事项以及后续安排

• 快要省代：24小时内完成纪要、只记要害资讯、格式简洁、直观清晰

• 纪要分发和确认：同步参会人以及相关未参会人员、确保资讯无偏差

2.决策执行和跟进：

• 会议执行四要素：责任到人，时间限制、跟踪方式、闭环管控

• 落实制度：待办事项追踪表、每周公示进度，逾期事项由责任人说明

抓手分享：

会议记录准则模板

六、专项本领拉升：怎样保障网络会议或者电话会议？

1.网络或者电话会议问题挑战

• 现况拆解：技艺问题、交流不畅、时间将控松散

• 资料安全和隐私考量：访问将控、录制管控、资讯分享

2.网络或者电话会议参会提醒：

• 个人环境和礼仪：光线充足、来由简洁、发言前静音、中途离场需告知

• 交流打法落地：轮流发言法、指定发言法、实时投票、分组碰头法

碰头：

怎样保障网络会议参与度

七、回顾以及收束：从知到行，知行合一

1.课程收束：

• 高效会议核心内容回顾

2.行动承诺：

• 可视化呈现：研习结晶树绘制

• 承诺和闭环：构筑课后研习小组，鼓励持续践行和交流。

颁奖：出色分享队伍颁奖

老师简介

Introduction to lecturers

弄懂更多

博闻智咨询|李瑜老师